需求指導(dǎo)應(yīng)用 創(chuàng)新提升績(jī)效

——國(guó)網(wǎng)電科院ERP深化應(yīng)用紀(jì)實(shí)

張超義

       3月下旬開始，國(guó)網(wǎng)電力科學(xué)研究院在全院范圍內(nèi)開始了ERP應(yīng)用評(píng)價(jià)考核。在2月舉行的國(guó)家電網(wǎng)公司2012年信息通信工作會(huì)議上，國(guó)網(wǎng)電科院作為唯一直屬單位代表，就ERP建設(shè)與應(yīng)用成效作交流發(fā)言。此次會(huì)議同時(shí)提出，2012年公司將固化直屬單位信息系統(tǒng)深化應(yīng)用成果，組織開展直屬單位信息系統(tǒng)深化應(yīng)用專項(xiàng)提升工作。

       業(yè)務(wù)需求指導(dǎo)ERP建設(shè)與應(yīng)用

       2011年年底，在經(jīng)歷了18個(gè)月的建設(shè)周期后，國(guó)網(wǎng)電科院實(shí)現(xiàn)了ERP全面覆蓋。所謂全覆蓋，就是該院將所有所屬單位的業(yè)務(wù)都納入了ERP系統(tǒng)統(tǒng)一管理，“全覆蓋階段”也是繼“試點(diǎn)階段”、“推廣階段”后，該院ERP建設(shè)期的最后一個(gè)階段。

       企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理全景，是由每一筆具體業(yè)務(wù)構(gòu)成的，而ERP就忠實(shí)記錄著企業(yè)巨量的業(yè)務(wù)活動(dòng)信息。在實(shí)施過程中，以信通分公司內(nèi)部顧問為主導(dǎo)，該院所屬各單位284名關(guān)鍵用戶全職參與。實(shí)施過程中，項(xiàng)目組累計(jì)組織流程專題討論會(huì)185場(chǎng)，完成320個(gè)系統(tǒng)配置點(diǎn)、386張報(bào)表，撰寫用戶操作手冊(cè)13冊(cè)、共計(jì)26萬(wàn)余字；全范圍累計(jì)收集70.7萬(wàn)條靜態(tài)數(shù)據(jù)和235萬(wàn)條動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)；全院上下共舉辦各類會(huì)議和培訓(xùn)1078場(chǎng)、累計(jì)2萬(wàn)余人次參與。

      “計(jì)劃性、預(yù)測(cè)性、規(guī)范性、可控性。”俞鋼是國(guó)網(wǎng)電科院副總信息師，每次召開全院大會(huì)輪到他發(fā)言，他都要向員工宣傳ERP能為企業(yè)帶來什么好處，以激發(fā)大家的積極性。他介紹，企業(yè)是一個(gè)有機(jī)體，使用ERP這一工具，各個(gè)業(yè)務(wù)板塊、部門間的信息能夠勾連在一起，不再割裂，以前各環(huán)節(jié)相互獨(dú)立、人員之間信息不對(duì)稱、缺乏統(tǒng)一計(jì)劃和規(guī)范的局面被打破，流程得到有效串接，信息實(shí)現(xiàn)高度共享。

       以采購(gòu)業(yè)務(wù)為例，工作人員既要根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和生產(chǎn)過程，也要考慮到供貨量和廠商因素，否則就會(huì)出現(xiàn)“要不然供不出貨、要不然把東西買重了”的情況。在這里，ERP的集中部署、多環(huán)節(jié)溝通作用就可以充分發(fā)揮了，采購(gòu)和供貨的流程、周期更加規(guī)范，同時(shí)有效抑制了風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

       ERP不僅能管“買東西”，還能管“存東西”。通過ERP，業(yè)務(wù)人員可以輕松地對(duì)買來的原材料進(jìn)行查找和管理，理清庫(kù)存和在制品。新采購(gòu)來的材料信息，還能動(dòng)態(tài)補(bǔ)充到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)建檔，保證準(zhǔn)確性。

       統(tǒng)計(jì)數(shù)字顯示，國(guó)網(wǎng)電科院ERP已處理業(yè)務(wù)613.9萬(wàn)筆，納入ERP管理的銷售合同數(shù)量達(dá)到5.25萬(wàn)個(gè)，處理財(cái)務(wù)憑證99.2萬(wàn)張，創(chuàng)建各類項(xiàng)目5.5萬(wàn)個(gè)。

       深化應(yīng)用意味著水平的不斷提升

       全覆蓋的完成，僅僅是ERP支撐企業(yè)管理的第一步，后面還有很長(zhǎng)的路要走。ERP投入運(yùn)行后，對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)行效率提升還將發(fā)揮怎樣的作用？企業(yè)運(yùn)行海量數(shù)據(jù)的價(jià)值還能如何深入挖掘？為企業(yè)帶來何種新效益？

       2012年，國(guó)網(wǎng)電科院將著重在完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、理順業(yè)務(wù)流程、降低生產(chǎn)成本、規(guī)范系統(tǒng)操作等方面開展ERP深化完善，解決當(dāng)前系統(tǒng)應(yīng)用存在的主要問題，提升ERP應(yīng)用水平。

       以成本管理為例，對(duì)于科技產(chǎn)業(yè)型企業(yè)來說，如能夠通過信息系統(tǒng)細(xì)化成本管理，是非常有好處的。俞鋼舉了ERP在促進(jìn)成本精益化控制上的深化應(yīng)用實(shí)例：借助系統(tǒng)，專業(yè)人員現(xiàn)已可以將采購(gòu)成本項(xiàng)細(xì)化到相當(dāng)程度；但針對(duì)管理成本，系統(tǒng)依然算得比較“粗”。如管理成本應(yīng)如何分?jǐn)偅棵總€(gè)項(xiàng)目的分?jǐn)倷?quán)重又占多少？這就需要在ERP中設(shè)定并構(gòu)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)成本體系。體系制定嚴(yán)格依據(jù)公司相關(guān)原則與指導(dǎo)意見，工作在一線的業(yè)務(wù)人員參與管理全程，由此增強(qiáng)了成本意識(shí)，不再“拍腦袋做決定”。

       去年年底，國(guó)網(wǎng)電科院信息化人員和業(yè)務(wù)部門人員的心血結(jié)晶——智能商務(wù)系統(tǒng)一期上線運(yùn)行。簡(jiǎn)單地說，該系統(tǒng)就是一個(gè)企業(yè)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析工具，它能把ERP里面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)過程數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)指標(biāo)有機(jī)組織起來，作出統(tǒng)計(jì)分析，為管理人員提供決策參考。有了這個(gè)系統(tǒng)，ERP能做的就不僅僅是把企業(yè)信息歸攏到一起，ERP的功能也不僅僅等同于簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)。

       打開智能商務(wù)系統(tǒng)一期“領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙”模塊，企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、人力資源、基本建設(shè)、科技研發(fā)、銷售進(jìn)度情況一目了然，各項(xiàng)數(shù)據(jù)匯總計(jì)算后以柱狀圖、餅狀圖、曲線圖的形式展現(xiàn)。管理人員可以隨時(shí)方便地了解到現(xiàn)在企業(yè)每一類產(chǎn)品都在全國(guó)哪些地區(qū)銷售？成本、銷售值、利潤(rùn)是如何構(gòu)成的？距離經(jīng)營(yíng)指標(biāo)還有多遠(yuǎn)？資產(chǎn)負(fù)債、現(xiàn)金流量情況如何？員工的學(xué)歷組成是怎樣的？基礎(chǔ)設(shè)施和科研項(xiàng)目現(xiàn)已完成了百分之多少……

       以前，這些數(shù)據(jù)的搜集都要靠人工進(jìn)行，不準(zhǔn)確、不及時(shí)，員工工作量大、誤差也大。現(xiàn)在，以市場(chǎng)部員工為例，他們可以在系統(tǒng)中看到每一類產(chǎn)品合同的簽署情況，哪一類產(chǎn)品在哪個(gè)地區(qū)賣得好，進(jìn)而及時(shí)作出反應(yīng)，采取相應(yīng)措施，調(diào)整營(yíng)銷戰(zhàn)略。

       系統(tǒng)中展現(xiàn)什么內(nèi)容，展現(xiàn)到什么程度都是由各個(gè)相關(guān)職能部門提出的，信息的公開程度是可控的。每月月度經(jīng)營(yíng)例會(huì)中新出現(xiàn)的財(cái)務(wù)、科技信息數(shù)據(jù)及市場(chǎng)合同銷售數(shù)據(jù)，會(huì)實(shí)時(shí)更新到ERP中，而智能商務(wù)系統(tǒng)也會(huì)從中挑選它“需要”的數(shù)據(jù)，更新信息和圖表。“數(shù)據(jù)每個(gè)月都會(huì)公開，對(duì)業(yè)務(wù)部門做好工作也起到了監(jiān)督、激勵(lì)的作用。”國(guó)網(wǎng)電科院信息中心主任王澤寧說。

       有用、實(shí)用，智能商務(wù)系統(tǒng)一期上線后，職能部門都感覺統(tǒng)計(jì)壓力減輕了，系統(tǒng)自動(dòng)生成的報(bào)表和報(bào)告能反映出本專業(yè)實(shí)時(shí)、整體的狀況，統(tǒng)計(jì)指標(biāo)還能用在員工績(jī)效考核上。今年，國(guó)網(wǎng)電科院將結(jié)合部分試點(diǎn)單位，開展商務(wù)智能系統(tǒng)二期建設(shè)，以物資管理、生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目管理主體分析為重點(diǎn)，系統(tǒng)將滲透至經(jīng)營(yíng)層、基層單位，力爭(zhēng)讓每一個(gè)部門經(jīng)理都能看到自己部門項(xiàng)目的實(shí)施情況，同時(shí)對(duì)比其他獲得高收益的項(xiàng)目。

       做好適應(yīng)性調(diào)整與運(yùn)行考核

       ERP需要跟著企業(yè)組織的變動(dòng)而變動(dòng)。伴隨著公司產(chǎn)業(yè)整合，國(guó)網(wǎng)電科院ERP也需要隨之完成適應(yīng)性調(diào)整，這是今年該院ERP深化應(yīng)用工作之一。受地域、發(fā)展歷史、管理模式等諸多因素影響，有的剛加入國(guó)網(wǎng)電科院大家庭的單位或部門，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、流程和一些工作方法上與統(tǒng)一管理要求存在差異。比如同一種產(chǎn)品，不同單位會(huì)使用不同的分類和編碼方法。這就需要ERP及時(shí)跟進(jìn)，促使他們都使用同一個(gè)系統(tǒng)及標(biāo)準(zhǔn)開展業(yè)務(wù)。

      “就類似于我們說的是普通話，他們現(xiàn)在講的是帶有方言味道的普通話。我們需要在借鑒他們好的方式的基礎(chǔ)上，通過開展適應(yīng)性培訓(xùn)等工作，向他們推廣標(biāo)準(zhǔn)方法及統(tǒng)一開發(fā)的系統(tǒng)。”俞鋼說，這里面需要做的工作有很多，包括系統(tǒng)調(diào)試、驗(yàn)證和數(shù)據(jù)清理、核對(duì)等等，大概需要3～4個(gè)月的時(shí)間。

       為了使ERP的深化應(yīng)用落到實(shí)處，一套合理、豐富的運(yùn)行考核體系同樣至關(guān)重要。訂單是否及時(shí)創(chuàng)建？數(shù)據(jù)上傳系統(tǒng)后的解決率和處理結(jié)果又是怎樣？針對(duì)各類指標(biāo)，國(guó)家電網(wǎng)公司已有一套考核標(biāo)準(zhǔn)。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合國(guó)網(wǎng)電科院具體業(yè)務(wù)實(shí)際，該院又細(xì)化出了14項(xiàng)指標(biāo)。這些指標(biāo)更加側(cè)重于考核基層單位在ERP使用過程中是否對(duì)具體業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了支撐。指標(biāo)細(xì)分到各所屬單位，管理層能夠更清晰了解自身情況，開展橫向比較，相互促進(jìn)。

       ERP的應(yīng)用持續(xù)深化，也隨著業(yè)務(wù)管理的需要在不斷變化。目前，國(guó)網(wǎng)電科院正在此過程中積極探索、改進(jìn)，使這個(gè)體系變得更加科學(xué)、健全。