關(guān)鍵詞：檔案信息化；工程檔案；計(jì)算機(jī)管理

 

中圖分類(lèi)號(hào)：TP391.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 （2012） 17-0000-02

 

1 檔案信息化的概念

 

所謂的檔案信息化指的是以將實(shí)體檔案為基礎(chǔ)，通過(guò)現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，將檔案內(nèi)容、存在形式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，并保證檔案內(nèi)容在轉(zhuǎn)變的過(guò)程中不會(huì)丟失和改變，最終達(dá)到檔案資源共享的目的。檔案信息化可以概括為三個(gè)過(guò)程：一、現(xiàn)代信息技術(shù)在該領(lǐng)域的應(yīng)用過(guò)程；二、整合、開(kāi)發(fā)檔案信息化中的信息，將其“資源化”且為社會(huì)接受的轉(zhuǎn)化過(guò)程；三、將檔案信息化一步步地融入整個(gè)社會(huì)信息化的發(fā)展過(guò)程。

 

檔案信息化是一個(gè)動(dòng)態(tài)概念，是一個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程，會(huì)根據(jù)歷史發(fā)展階段的變化而表現(xiàn)出各自不同的特點(diǎn)。

 

2 加快檔案信息化建設(shè)的幾條有利措施

 

2.1 強(qiáng)化檔案信息化意識(shí)。馬克思主義哲學(xué)中明確指出意識(shí)具有一定的能動(dòng)性，因而不斷強(qiáng)化檔案信息化意識(shí)，能對(duì)檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生一定的能動(dòng)作用，所以應(yīng)該重視、強(qiáng)化這種意識(shí)。檔案信息化的具體執(zhí)行者檔案工作人員，他們的能動(dòng)性直接關(guān)系到檔案信息化的成功與失敗。只有讓檔案工作人員深刻了解檔案信息化的必要性與重要性，將檔案信息化的意識(shí)深深植入思想中，從心里把檔案信息化當(dāng)成自己的責(zé)任和使命，只有這樣檔案工作人員才會(huì)積極投身到檔案信息化事業(yè)中去，積極解決檔案信息化過(guò)程中所遇到的各種難題，并認(rèn)真思考其他社會(huì)信息事業(yè)同檔案信息化建設(shè)的彼此聯(lián)系，使他們相互促進(jìn)，共同發(fā)展。

 

2.2 提高檔案信息化相關(guān)的技術(shù)水平。加大硬件設(shè)備的投入，比如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、路由器、掃描儀等。除了加大硬件設(shè)備的投入外，還需重視軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與完善，建立一個(gè)統(tǒng)一的操作平臺(tái)，以此平臺(tái)為基礎(chǔ)建立各處的分中心，并組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟件操作，為檔案信息化做好前期準(zhǔn)備。

 

實(shí)現(xiàn)檔案中心目錄以及全文內(nèi)容的數(shù)字化處理。檔案中心目錄的輸入是檔案信息化的基礎(chǔ)性工作。對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，每年都會(huì)從各個(gè)職能部門(mén)匯集大量的檔案資料，為了防止重復(fù)勞動(dòng)，應(yīng)該從信息源頭著手，并制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，一邊整理一邊輸入，為紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變提供便利。這樣做不但可以節(jié)約大量的人力物力，而且在很大程度上縮短了檔案信息數(shù)字化所需要的時(shí)間。

 

2.3 提高檔案信息管理水平。信息技術(shù)的快速發(fā)展與電子政務(wù)的日趨流行，要求檔案基礎(chǔ)建設(shè)應(yīng)該以檔案信息化建設(shè)為重點(diǎn)。當(dāng)今社會(huì)，計(jì)算機(jī)管理模式已經(jīng)全面滲透到了各類(lèi)信息管理領(lǐng)域，檔案信息也不例外。檔案部門(mén)通過(guò)購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)等設(shè)備，建立起自己的局域網(wǎng)，大大提高了檔案信息管理水平與利用效率。

 

檔案信息化的不斷深入，越來(lái)越多的電子文件隨之產(chǎn)生，電子檔案的管理工作已經(jīng)引起了人們的注意，其中保證電子檔案的安全性與提高電子檔案的利用效率是焦點(diǎn)。國(guó)家檔案局于2002年頒布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中明確要求，電子文件的形成單位以及電子文件的接受單位要將電子檔案的管理工作落到實(shí)處。所以，針對(duì)電子文件形成單位的本身特點(diǎn)，選擇合適的檔案管理軟件進(jìn)行有目的、有規(guī)劃地信息錄入與管理是檔案信息化過(guò)程中一項(xiàng)不得不面對(duì)的工作。

 

電子文件是檔案管理軟件的具體管理對(duì)象。電子文件能否實(shí)現(xiàn)被高效、科學(xué)的管理，選取恰當(dāng)?shù)臋n案管理軟件是關(guān)鍵。檔案管理軟件將電子文件進(jìn)行有效地開(kāi)發(fā)、整合，不但為單位形成了有益的信息積累，也為社會(huì)文化的積累貢獻(xiàn)了力量。

 

3 檔案信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的影響

 

在我國(guó)工程設(shè)計(jì)領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)占據(jù)著重要的一席之地。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的不斷成熟，為規(guī)范、美觀的產(chǎn)品設(shè)計(jì)提供了先決條件。設(shè)計(jì)成品也就是工程圖紙凝聚著設(shè)計(jì)人員無(wú)數(shù)的智慧和心血，亦是寶貴的社會(huì)財(cái)富，因此對(duì)其穩(wěn)妥保管、高效利用是很有必要的。一直以來(lái)，設(shè)計(jì)者們通常需要浪費(fèi)較多的精力、時(shí)間去翻閱之前已經(jīng)做好的圖紙。對(duì)于相同或者圖紙變動(dòng)較小的工程，為了實(shí)現(xiàn)提高設(shè)計(jì)效率的目的，一般只能采用先調(diào)底圖，再曬藍(lán)圖，最后修改藍(lán)圖的方法。這種方法，有以下三個(gè)缺點(diǎn)：一、經(jīng)濟(jì)成本較高；二、人力浪費(fèi)嚴(yán)重；三、圖紙不美觀。隨著檔案信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)等不斷發(fā)展，檔案信息化過(guò)程在逐漸簡(jiǎn)化。一種含有成百上千頁(yè)資料、圖紙的產(chǎn)品，可以在極短的時(shí)間內(nèi)濃縮到一張小小的光盤(pán)上，在互聯(lián)網(wǎng)上傳遞時(shí)，快捷、準(zhǔn)確等優(yōu)勢(shì)也是有目共睹。

 

4 檔案信息化的具體實(shí)例“工程檔案計(jì)算機(jī)管理”

 

4.1 工程檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的要求。計(jì)算機(jī)的管理程序中需要有一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有檔案管理、圖紙錄入、修改、輸出等多項(xiàng)功能，用于文字、工程圖紙、文件、圖片等方面的綜合管理，為最終建立起無(wú)紙檔案庫(kù)服務(wù)。該無(wú)紙檔案庫(kù)可以通過(guò)一定的技術(shù)手段刻錄到光盤(pán)或者硬盤(pán)上去，通過(guò)條件組合檢索以及分類(lèi)檢索等方式可以較為迅速地找到目標(biāo)資料。檔案工作人員可以將該無(wú)紙檔案中的資料進(jìn)行任意的縮小、放大以及移動(dòng)處理，并做編號(hào)，如果需要，還可以進(jìn)行無(wú)失真輸出操作。無(wú)紙檔案庫(kù)的出現(xiàn)，使得文書(shū)檔案與科技檔案緊密相連，依靠性能良好的接口、界面，將企業(yè)的竣工圖紙以及設(shè)計(jì)圖紙傳輸給檔案室，并由檔案工作人員完成整理、歸納等動(dòng)作，然后上傳網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)、技術(shù)類(lèi)檔案文件得以網(wǎng)絡(luò)資源共享，這一點(diǎn)對(duì)于企業(yè)的成長(zhǎng)是十分有利的。

 

4.2 工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需要滿足的幾項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)。工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)需要滿足以下幾項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)：一、此系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)與檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程相符合；二、兼容、支持多種類(lèi)型的檔案信息，如文檔、圖片、文件等；三、能夠使用光盤(pán)進(jìn)行刻錄且能被壓縮存儲(chǔ)；四、對(duì)圖紙的幅面不做嚴(yán)格限制，使用掃描儀設(shè)備能夠?qū)ζ溥M(jìn)行快速地輸入，至于輸出可以采用打印機(jī)或者噴墨繪圖儀，輸出幅面的大小可以根據(jù)需要調(diào)整；五、該系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫(kù)的方式對(duì)圖紙進(jìn)行管理，并設(shè)有檔案信息的保密措施，用戶可根據(jù)自身的權(quán)限查詢、維護(hù)、輸出相關(guān)的圖紙張。六、設(shè)計(jì)并提供圖紙?zhí)幚砉ぞ呦洌源藢?shí)現(xiàn)對(duì)圖紙的相關(guān)操作，如調(diào)色、縮放、拼接等。還要使其可多窗口編輯，方便修正、調(diào)整圖紙的誤差。七、為了便于展示，該系統(tǒng)應(yīng)可以同投影設(shè)備相連，將圖像清晰地投影到大屏幕上。

 

4.3 工程檔案計(jì)算機(jī)管理需要解決的一些問(wèn)題。工程檔案計(jì)算機(jī)管理需要解決的一些問(wèn)題：一、做好用戶授權(quán)以及保密工作，根據(jù)用戶的不同給予不同的權(quán)限，防止資料外泄和非法入侵。二、將檢索方式多元化處理，保證檢索的靈活性，比如分類(lèi)檢索、模糊檢索。三、對(duì)于檔案的利用情況有一個(gè)詳細(xì)的記錄。四、具有較大的存儲(chǔ)空間，可以保存無(wú)限量的圖紙以及其他信息，且打印輸出較為方便。五、檔案庫(kù)便于維護(hù)，且具有較強(qiáng)的備份、恢復(fù)功能。六、具有廢棄檔案銷(xiāo)毀功能，并在銷(xiāo)毀之前進(jìn)行鑒定，查看其是否滿足銷(xiāo)毀條件。

 

5 結(jié)語(yǔ)

 

傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅繁瑣而且效率較低，且會(huì)導(dǎo)致檔案庫(kù)存逐漸變大，既浪費(fèi)了存儲(chǔ)空間，也給查找增添了極大的麻煩。相較而言，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，不僅使工作效率得以提高，而且在其他方面也表現(xiàn)出了傳統(tǒng)模式所沒(méi)有的優(yōu)勢(shì)，如安全可靠、占用空間小、查找迅速、可長(zhǎng)期保存等。正是這些優(yōu)勢(shì)使得檔案管理越來(lái)越離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展。兩者之間進(jìn)一步地有機(jī)結(jié)合仍然需要檔案工作人員的不懈努力。(作者：韋艷平)

 

參考文獻(xiàn)：

 

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[2]許志娟.試論計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，1.