淺析人力資源管理系統(tǒng)(HRMS)
摘要:人力資源管理信息化所帶給組織帶來的好處是不言而喻的:組織效率的提升、開支的節(jié)省、員工滿意度的提高、員工能力的改進(jìn)和企業(yè)利潤的增加等等,但是,怎樣選擇一套真正適合企業(yè)自身的人力資源系統(tǒng)呢?是自
3 應(yīng)用人力資源管理系統(tǒng)的作用
現(xiàn)在不少企業(yè)管理人員已經(jīng)認(rèn)識(shí)到采用人力資源管理系統(tǒng)的必要性,紛紛開發(fā)或選購適合本企業(yè)特點(diǎn)的人力資源管理系統(tǒng)。但是,仍有不少企業(yè)決策者對(duì)人力資源管理系統(tǒng)還沒有一個(gè)比較清楚的認(rèn)識(shí),他們往往認(rèn)為只要將員工的信息輸入計(jì)算機(jī),再用Excel或Word打印出漂亮的報(bào)表就行了。事實(shí)上,前后兩種應(yīng)用途徑大相徑庭。
3.1 整合的、集中的信息源
首先,我們可以反思一下,沒有全面信息化的企業(yè)里,現(xiàn)有有關(guān)人力資源方面的信息是如何保存和查找的?可能會(huì)用自編程序、FoxBase或Excel來計(jì)算員工的工資,而員工的養(yǎng)老金信息、合同信息、個(gè)人信息等可能被存放于多個(gè)Word或Excel文件中或打印出來放在文件柜里。這種分散的信息源,在信息的采集、整理和更新時(shí)會(huì)產(chǎn)生許多重復(fù)的工作,造成人工浪費(fèi),其保存和查找也是一個(gè)相當(dāng)困難的過程,而要使所有的信息得到及時(shí)的更新從而保持相容的狀態(tài)則幾乎是不可能的。當(dāng)政府部門、股東或上級(jí)機(jī)構(gòu)需要一份報(bào)表時(shí),往往會(huì)從計(jì)算工資的文件里得到最新的員工人數(shù)和姓名,從另一個(gè)文件里獲得他們的合同信息,再從其他文件里獲取他們的年齡、生日、教育、性別等信息。由于它們都是分散保留的,因此將這些分散的信息匹配在一起,其工作量是可想而知的;而由于信息的分散存儲(chǔ)造成信息不一致或不完全的情況,則更令人束手無策。時(shí)常會(huì)出現(xiàn)憑記憶或拍腦袋,人為“調(diào)平”數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。而采用人力資源管理系統(tǒng),就可以用集中的數(shù)據(jù)庫將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機(jī)地聯(lián)系起來,有效地減少了信息更新和查找中的重復(fù)勞動(dòng),保證了信息的相容性,從而大大地提高了工作效率,還能使原來不可能提供的分析報(bào)告成了可能。
3.2 易訪問、易查詢的信息庫
在沒有采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之前,當(dāng)企業(yè)管理人員要統(tǒng)計(jì)數(shù)字時(shí),往往依賴于某個(gè)人或某些人來獲取。首先是找到人力資源部的相關(guān)人員,由他們從不同的計(jì)算機(jī)文件、打印件或檔案柜中查找相關(guān)的信息,再匯總后提交。這種依賴于人的過程往往會(huì)因?yàn)榛ㄙM(fèi)的時(shí)間較長或某個(gè)人不在辦公室而不能及時(shí)完成。在采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后,就會(huì)將依賴于人的過程改為依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過程。企業(yè)管理人員只要獲取了相應(yīng)的權(quán)限,就可以隨時(shí)進(jìn)入系統(tǒng),直接查閱相應(yīng)的信息。如某廠在采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后,一位老總在隨意瀏覽全廠人事信息時(shí),偶然發(fā)現(xiàn)某位員工在某月有多天的加班工資,而他記得該員工曾在該月請(qǐng)了多天病假。這種現(xiàn)象其負(fù)面影響往往會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出幾十塊錢的加班費(fèi)。試想一下,如果同部門的另一位員工也請(qǐng)了若干天的病假并且被扣了部分病假工資,那么這位員工會(huì)如何對(duì)待工作?其他員工又會(huì)有什么樣的想法?像這種審計(jì)過程,在沒有人力資源管理系統(tǒng)支持之前幾乎不可能實(shí)現(xiàn)。企業(yè)的老總可能會(huì)因?yàn)楣ぷ鞯姆泵Χ鵁o暇顧及“小事”,也可能會(huì)因?yàn)槠渌蛩夭槐慵?xì)查,或者他也想不到會(huì)有某種舞弊的現(xiàn)象存在。而人事部門提供的報(bào)告畢竟只是靜態(tài)的、匯總的,可能是經(jīng)過人為過濾的和一個(gè)側(cè)面的信息。實(shí)施了人力資源管理系統(tǒng)之后,老總也許只是利用五分鐘的空閑時(shí)間就可以瀏覽一下系統(tǒng),不僅可以得到較為全面的、詳細(xì)的、未經(jīng)過濾的第一手人事信息,發(fā)現(xiàn)不公平的現(xiàn)象,甚至還可以從中得到某些靈感和啟發(fā),從而改進(jìn)企業(yè)的管理。這種透明性還可以規(guī)避企業(yè)管理中潛在的風(fēng)險(xiǎn)。
3.2.1 有利于體現(xiàn)公平性原則,留住人才
不少企業(yè)都不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象;對(duì)此,除了抱怨外部環(huán)境以外,往往拿不出較為有效的辦法。人才流失除了因?yàn)樾劫Y因素之外,還有很多其他因素,如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公平與否、培訓(xùn)機(jī)會(huì)和個(gè)人前途等等。現(xiàn)在不少人利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)了很多的課程,得到了證書,有了一技之長。但是,按以往的情形,除了有機(jī)會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)面前顯示外,他很難得到相應(yīng)的崗位和報(bào)酬。同時(shí),在掌握了充分的技能之后,該員工也不會(huì)安心現(xiàn)在的崗位,結(jié)果是遠(yuǎn)走高飛。如果將技能輸入人力資源管理系統(tǒng),在某個(gè)崗位需要人時(shí),先搜尋一下企業(yè)內(nèi)部是否有合適的人選,這樣也許會(huì)留住一部分人才。再如,在提拔干部時(shí),是根據(jù)誰在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)得多,還是根據(jù)他的知識(shí)、技能和以往的績效呢?體現(xiàn)公平原則不僅在于選拔出合適的人才,而且它還給員工一種暗示:個(gè)人在本企業(yè)的前途不在于是否善于在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn),而是在于個(gè)人的努力程度,從而達(dá)到激勵(lì)員工的目的。體現(xiàn)公平性原則不應(yīng)只是一句口號(hào),它需要企業(yè)在制度上予以保證和必要的系統(tǒng)工具支持。人力資源管理系統(tǒng)就是一種非常有效的輔助工具。
3.2.2 提高管理水平
采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)不僅僅是為了提高工作效率。應(yīng)該看到,在實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)后,經(jīng)過整合的、標(biāo)準(zhǔn)化的、較為全面、準(zhǔn)確、一致和相容的信息不僅可以讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀有一個(gè)比較全面和準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí),同時(shí)也可以生成綜合的分析報(bào)表供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在決策時(shí)參考。如在薪資普調(diào)或薪資體系變更前,生成按崗位的歷史薪資分析報(bào)告等,可輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化。
實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)的過程本身也包含著回顧企業(yè)本身的機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置、管理流程、薪資體系等等,并根據(jù)軟件中所蘊(yùn)含的先進(jìn)管理思想來改變現(xiàn)行的體系。在實(shí)施的過程中可以看到這樣一種現(xiàn)象:管理水平相對(duì)完善的企業(yè),實(shí)施工作往往會(huì)比管理水平相對(duì)較低的企業(yè)容易;而管理水平較低的企業(yè)在實(shí)施過程中也會(huì)迅速地暴露出本企業(yè)在人力資源管理中存在的問題。同時(shí),實(shí)施過程也是一個(gè)反思先行制度,重組、改進(jìn)和提高管理水平的契機(jī)。
另外需要說明的一點(diǎn)是,信息的透明和安全是一對(duì)矛盾的兩個(gè)方面。人力資源管理系統(tǒng)的安全性設(shè)計(jì)使得機(jī)密的人事薪資信息處在一種“受控”狀態(tài)下的透明。只有得到系統(tǒng)授權(quán)的用戶才可以訪問被允許獲取的信息。因此,我們不需要擔(dān)心會(huì)因?yàn)椴捎萌肆Y源管理系統(tǒng)而降低了人事薪資信息的保密性,相反,信息的安全性會(huì)因?yàn)槿肆Y源管理系統(tǒng)的采用而得到加強(qiáng)。
現(xiàn)在不少企業(yè)管理人員已經(jīng)認(rèn)識(shí)到采用人力資源管理系統(tǒng)的必要性,紛紛開發(fā)或選購適合本企業(yè)特點(diǎn)的人力資源管理系統(tǒng)。但是,仍有不少企業(yè)決策者對(duì)人力資源管理系統(tǒng)還沒有一個(gè)比較清楚的認(rèn)識(shí),他們往往認(rèn)為只要將員工的信息輸入計(jì)算機(jī),再用Excel或Word打印出漂亮的報(bào)表就行了。事實(shí)上,前后兩種應(yīng)用途徑大相徑庭。
3.1 整合的、集中的信息源
首先,我們可以反思一下,沒有全面信息化的企業(yè)里,現(xiàn)有有關(guān)人力資源方面的信息是如何保存和查找的?可能會(huì)用自編程序、FoxBase或Excel來計(jì)算員工的工資,而員工的養(yǎng)老金信息、合同信息、個(gè)人信息等可能被存放于多個(gè)Word或Excel文件中或打印出來放在文件柜里。這種分散的信息源,在信息的采集、整理和更新時(shí)會(huì)產(chǎn)生許多重復(fù)的工作,造成人工浪費(fèi),其保存和查找也是一個(gè)相當(dāng)困難的過程,而要使所有的信息得到及時(shí)的更新從而保持相容的狀態(tài)則幾乎是不可能的。當(dāng)政府部門、股東或上級(jí)機(jī)構(gòu)需要一份報(bào)表時(shí),往往會(huì)從計(jì)算工資的文件里得到最新的員工人數(shù)和姓名,從另一個(gè)文件里獲得他們的合同信息,再從其他文件里獲取他們的年齡、生日、教育、性別等信息。由于它們都是分散保留的,因此將這些分散的信息匹配在一起,其工作量是可想而知的;而由于信息的分散存儲(chǔ)造成信息不一致或不完全的情況,則更令人束手無策。時(shí)常會(huì)出現(xiàn)憑記憶或拍腦袋,人為“調(diào)平”數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。而采用人力資源管理系統(tǒng),就可以用集中的數(shù)據(jù)庫將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機(jī)地聯(lián)系起來,有效地減少了信息更新和查找中的重復(fù)勞動(dòng),保證了信息的相容性,從而大大地提高了工作效率,還能使原來不可能提供的分析報(bào)告成了可能。
3.2 易訪問、易查詢的信息庫
在沒有采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之前,當(dāng)企業(yè)管理人員要統(tǒng)計(jì)數(shù)字時(shí),往往依賴于某個(gè)人或某些人來獲取。首先是找到人力資源部的相關(guān)人員,由他們從不同的計(jì)算機(jī)文件、打印件或檔案柜中查找相關(guān)的信息,再匯總后提交。這種依賴于人的過程往往會(huì)因?yàn)榛ㄙM(fèi)的時(shí)間較長或某個(gè)人不在辦公室而不能及時(shí)完成。在采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后,就會(huì)將依賴于人的過程改為依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過程。企業(yè)管理人員只要獲取了相應(yīng)的權(quán)限,就可以隨時(shí)進(jìn)入系統(tǒng),直接查閱相應(yīng)的信息。如某廠在采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)之后,一位老總在隨意瀏覽全廠人事信息時(shí),偶然發(fā)現(xiàn)某位員工在某月有多天的加班工資,而他記得該員工曾在該月請(qǐng)了多天病假。這種現(xiàn)象其負(fù)面影響往往會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出幾十塊錢的加班費(fèi)。試想一下,如果同部門的另一位員工也請(qǐng)了若干天的病假并且被扣了部分病假工資,那么這位員工會(huì)如何對(duì)待工作?其他員工又會(huì)有什么樣的想法?像這種審計(jì)過程,在沒有人力資源管理系統(tǒng)支持之前幾乎不可能實(shí)現(xiàn)。企業(yè)的老總可能會(huì)因?yàn)楣ぷ鞯姆泵Χ鵁o暇顧及“小事”,也可能會(huì)因?yàn)槠渌蛩夭槐慵?xì)查,或者他也想不到會(huì)有某種舞弊的現(xiàn)象存在。而人事部門提供的報(bào)告畢竟只是靜態(tài)的、匯總的,可能是經(jīng)過人為過濾的和一個(gè)側(cè)面的信息。實(shí)施了人力資源管理系統(tǒng)之后,老總也許只是利用五分鐘的空閑時(shí)間就可以瀏覽一下系統(tǒng),不僅可以得到較為全面的、詳細(xì)的、未經(jīng)過濾的第一手人事信息,發(fā)現(xiàn)不公平的現(xiàn)象,甚至還可以從中得到某些靈感和啟發(fā),從而改進(jìn)企業(yè)的管理。這種透明性還可以規(guī)避企業(yè)管理中潛在的風(fēng)險(xiǎn)。
3.2.1 有利于體現(xiàn)公平性原則,留住人才
不少企業(yè)都不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象;對(duì)此,除了抱怨外部環(huán)境以外,往往拿不出較為有效的辦法。人才流失除了因?yàn)樾劫Y因素之外,還有很多其他因素,如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公平與否、培訓(xùn)機(jī)會(huì)和個(gè)人前途等等。現(xiàn)在不少人利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)了很多的課程,得到了證書,有了一技之長。但是,按以往的情形,除了有機(jī)會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)面前顯示外,他很難得到相應(yīng)的崗位和報(bào)酬。同時(shí),在掌握了充分的技能之后,該員工也不會(huì)安心現(xiàn)在的崗位,結(jié)果是遠(yuǎn)走高飛。如果將技能輸入人力資源管理系統(tǒng),在某個(gè)崗位需要人時(shí),先搜尋一下企業(yè)內(nèi)部是否有合適的人選,這樣也許會(huì)留住一部分人才。再如,在提拔干部時(shí),是根據(jù)誰在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)得多,還是根據(jù)他的知識(shí)、技能和以往的績效呢?體現(xiàn)公平原則不僅在于選拔出合適的人才,而且它還給員工一種暗示:個(gè)人在本企業(yè)的前途不在于是否善于在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn),而是在于個(gè)人的努力程度,從而達(dá)到激勵(lì)員工的目的。體現(xiàn)公平性原則不應(yīng)只是一句口號(hào),它需要企業(yè)在制度上予以保證和必要的系統(tǒng)工具支持。人力資源管理系統(tǒng)就是一種非常有效的輔助工具。
3.2.2 提高管理水平
采用和實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)不僅僅是為了提高工作效率。應(yīng)該看到,在實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)后,經(jīng)過整合的、標(biāo)準(zhǔn)化的、較為全面、準(zhǔn)確、一致和相容的信息不僅可以讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀有一個(gè)比較全面和準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí),同時(shí)也可以生成綜合的分析報(bào)表供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在決策時(shí)參考。如在薪資普調(diào)或薪資體系變更前,生成按崗位的歷史薪資分析報(bào)告等,可輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化。
實(shí)施人力資源管理系統(tǒng)的過程本身也包含著回顧企業(yè)本身的機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置、管理流程、薪資體系等等,并根據(jù)軟件中所蘊(yùn)含的先進(jìn)管理思想來改變現(xiàn)行的體系。在實(shí)施的過程中可以看到這樣一種現(xiàn)象:管理水平相對(duì)完善的企業(yè),實(shí)施工作往往會(huì)比管理水平相對(duì)較低的企業(yè)容易;而管理水平較低的企業(yè)在實(shí)施過程中也會(huì)迅速地暴露出本企業(yè)在人力資源管理中存在的問題。同時(shí),實(shí)施過程也是一個(gè)反思先行制度,重組、改進(jìn)和提高管理水平的契機(jī)。
另外需要說明的一點(diǎn)是,信息的透明和安全是一對(duì)矛盾的兩個(gè)方面。人力資源管理系統(tǒng)的安全性設(shè)計(jì)使得機(jī)密的人事薪資信息處在一種“受控”狀態(tài)下的透明。只有得到系統(tǒng)授權(quán)的用戶才可以訪問被允許獲取的信息。因此,我們不需要擔(dān)心會(huì)因?yàn)椴捎萌肆Y源管理系統(tǒng)而降低了人事薪資信息的保密性,相反,信息的安全性會(huì)因?yàn)槿肆Y源管理系統(tǒng)的采用而得到加強(qiáng)。
責(zé)任編輯:和碩涵
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