4　工作界面及功能模塊

系統(tǒng)設(shè)置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作;職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。

4.1　主要工作模塊

4.1.1　請示、審批

所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉(zhuǎn)來的。請示表格有以下內(nèi)容：

a)審請發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會辦單位，撰寫文件內(nèi)容，然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準或不批準時應(yīng)有回復給審請人。

b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內(nèi)容，確定審批人員，可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準或否決后，審批結(jié)果應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)給申請人，并存檔、實施。各種需要轉(zhuǎn)發(fā)的請示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請示、審批模塊處理，批復后轉(zhuǎn)給申請人員。如果要請示的人不在，則系統(tǒng)會提示你是否還要發(fā)出請示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當?shù)谝粚徟嗽趯徟鷷r間內(nèi)未批復時則自動轉(zhuǎn)到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。

4.1.2　統(tǒng)計、報表

所有需要向上級上報的統(tǒng)計結(jié)果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數(shù)據(jù)庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉(zhuǎn)來。報表上報給有關(guān)部門后，各部門應(yīng)有回復。

所有發(fā)出的文件及回復都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領(lǐng)導修改后再上報。

4.1.3　資料查詢

可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準后方可查看內(nèi)容。參考資料可隨時查看、復制。

4.2　主要職能模塊

4.2.1　收文

收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進行登記和將文件用掃描儀錄入計算機，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結(jié)果返回收文模塊，由收文模塊轉(zhuǎn)去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。

4.2.2　發(fā)文

發(fā)文是指局內(nèi)一個文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個發(fā)文要求后，轉(zhuǎn)給職能部門領(lǐng)導核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后，再轉(zhuǎn)至職能部門領(lǐng)導綜合，綜合定稿后轉(zhuǎn)給局長簽發(fā)。局長簽發(fā)后由機要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。

4.2.3　歸檔

文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設(shè)置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數(shù)據(jù)庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準后方可查看。

5　安全性

5.1　權(quán)限

辦公系統(tǒng)有嚴格的權(quán)限規(guī)定，權(quán)限分人員權(quán)限和文件權(quán)限。人員權(quán)限由層次化結(jié)構(gòu)決定，不同層次下的人員要進行通信必須通過上一層結(jié)構(gòu)的身份驗證和周轉(zhuǎn)。文件權(quán)限分數(shù)據(jù)庫權(quán)限和文件權(quán)限。數(shù)據(jù)庫有一個存取控制表，建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權(quán)限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)庫、文檔都有嚴格的存取權(quán)限限制。

5.2　時效性

可以為文檔規(guī)定流通時間和存在時間，如一項審批要求在限定時間內(nèi)答復，如不答復則系統(tǒng)會自動發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會議通知在會議召開后自行刪除。

5.3　保密性

系統(tǒng)對所有以個人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權(quán)限時，他是無法閱讀的。

6　結(jié)束語

該系統(tǒng)目前已正式投入運行。結(jié)合肇慶電力工業(yè)局的實際情況，軟件設(shè)計方面基本做到了實用性與通用性的良好結(jié)合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動化系統(tǒng)(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。

參考文獻

1　Davis M，Olson H.Management Information System:Conceptual Foundation,Structure,and Development.[s.l.]:McGraw-Hill Book Company,1989

2　高復先，吳曙光.信息工程與總體數(shù)據(jù)規(guī)劃.北京：人民交通出版社，1991

3　Law D.導致有效的辦公信息系統(tǒng)的諸因素的探究.Inf.Manage,1996,31(1):25～35