鄒書琴

(國網(wǎng)涼山供電公司)

摘要: 電力企業(yè)檔案數(shù)量較大且種類較多，檔案管理難度較大。隨著電力企業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足其發(fā)展需求，迫切需要進行數(shù)字化變革。本文將針對電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性和意義進行分析，同時對檔案數(shù)字化管理中的注意事項進行簡單的討論。

關(guān)鍵詞: 電力企業(yè);檔案管理;數(shù)字化;意義

隨著檔案數(shù)字化管理實踐的蓬勃開展，使電力企業(yè)的檔案管理水平得到了全面的提升，檔案管理工作更加專業(yè)化、科學化、有序化，能夠更高的服務(wù)與電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，檔案管理理念和管理方法都有了很大的轉(zhuǎn)變，數(shù)字化的檔案管理方式能夠適應(yīng)電力企業(yè)發(fā)展的新需求，是提高電力企業(yè)競爭力的重要手段。

1.推行檔案數(shù)字化管理的必要性分析

1.1方便員工借閱和使用

電力企業(yè)的檔案資源包括設(shè)計檔案、科技檔案、基本建設(shè)檔案、黨群工作檔案、人力和行政檔案、經(jīng)營管理檔案、設(shè)備儀器檔案等多種類別的檔案，其中設(shè)計檔案、科技檔案是電力企業(yè)檔案管理的核心，是企業(yè)重要的資源，具有重要的價值。傳統(tǒng)的檔案管理主要采取紙質(zhì)檔案的形式，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步、檔案數(shù)量的不斷增多以及檔案形式的不斷豐富，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足電力企業(yè)的檔案管理需求。由于檔案資料需要進行長期的保存，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案的管理難度較大，很容易出現(xiàn)缺損、遺失等問題。尤其是很多珍貴的檔案資料使用頻率較高，經(jīng)常會有員工借閱，而紙質(zhì)的檔案很容易磨損，不利于檔案的使用。隨著人們對檔案的重要性認識程度的加深，檔案的使用頻率也大幅度的提高，紙質(zhì)的檔案管理模式已經(jīng)成為一種限制，迫切需要完成數(shù)字化改革。

1.2有利于檔案管理部門進行管理

電力企業(yè)推行檔案數(shù)字化改革是電力企業(yè)發(fā)展的必然要求，是市場經(jīng)濟體制發(fā)展和信息技術(shù)進步帶來的必然結(jié)果。推行數(shù)字化檔案管理，能夠更加準確、完整的記錄檔案的信息。例如，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，有大量的視頻、音頻、圖片材料需要作為檔案進行存儲，紙質(zhì)化檔案管理模式管理難度較大。采用數(shù)字化的檔案管理，能夠方便檔案管理部門進行管理，提高管理水平，提高了管理效率，有利于對信息和資料進行有效的控制。通過推行檔案資源的數(shù)字化管理，提高企業(yè)整體的管理水平。

2.數(shù)字化檔案管理的重要意義

2.1數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)代管理模式的變革

電力企業(yè)進行數(shù)字化檔案管理，能夠多實現(xiàn)管理模式的轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)現(xiàn)代化的企業(yè)管理。借助信息技術(shù)、通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，建立數(shù)字化檔案管理平臺，提高檔案資源的使用效率。同時，數(shù)字化的管理也是檔案管理人員的轉(zhuǎn)型，從傳統(tǒng)的檔案保存者、檔案調(diào)取者，成為真正意義上的檔案信息管理者、服務(wù)者、咨詢者。此外，數(shù)字化檔案管理的變革，大大節(jié)約了檔案管理工作的人力、物力、財力投入，符合“節(jié)約型”社會的建設(shè)要求。

2.2數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變了檔案信息的存儲方式

數(shù)字化的檔案管理改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的庫房式模式，極大的節(jié)省了空間。通過檔案管理軟件，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，方便檔案信息的存儲。隨著現(xiàn)代存儲技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化的檔案管理方式解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理庫房擁擠、存儲空間不足等問題，表現(xiàn)出了強大存儲能力，同時更加安全、可靠，降低了存儲成本。電子硬盤、數(shù)據(jù)庫、云存儲等技術(shù)的發(fā)展，使存儲性能不斷擴大，使檔案的存儲不再受到空間的限制，減輕了電力企業(yè)的庫房壓力。微縮技術(shù)、掃描技術(shù)、刻錄技術(shù)的普及，也提高的檔案信息的存儲量。數(shù)字化檔案管理能夠通過多媒體技術(shù)等，保留大量有價值的信息，這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲很難做到的。不僅使檔案信息更加多元化、更加直觀，同時還提高的了檔案信息的可操作性，為檔案資源的使用者提供了更多的選擇，充分滿足檔案資源使用者的需求。此外，采用數(shù)字化的檔案管理模式，還能夠有效的減少紙質(zhì)檔案資源的使用頻率，避免對原始材料造成更多的損耗，從而延長紙質(zhì)檔案資料的使用壽命。

2.3數(shù)字化檔案管理實現(xiàn)了信息資源的共享

采用數(shù)字化檔案管理模式，建設(shè)檔案管理平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的交互和共享，使檔案信息資源能夠更好的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。通過建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺，通過用戶授權(quán)功能，能夠?qū)τ脩暨M行有效的控制。檔案信息的使用者只要具備借閱權(quán)限，就能夠隨時、隨地的使用檔案信息資源，從而真正發(fā)揮檔案的價值。另一方面，也減輕了檔案管理部門的工作壓力。使檔案管理人員從繁瑣的登記、查找、審查、催還的工作中解脫出來，更多的傾向于管理和控制，這也是企業(yè)整體管理水平提升的重要標志。

3.電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的注意事項

3.1完善相關(guān)的軟件和硬件建設(shè)

實行數(shù)字化檔案管理，首先應(yīng)加大資金的投入，完善相關(guān)的硬件和軟件建設(shè)。數(shù)字化檔案管理并不是摒棄原始檔案，而是采用更先進的管理方式和手段，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。在數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)型的前期，需要較大的資金投入，增加相應(yīng)的硬件設(shè)備，開發(fā)或引進先進的軟件工具，進行檔案管理人員的技能培訓(xùn)等。根據(jù)這些需求，電力企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位的數(shù)字化檔案管理建設(shè)情況，相應(yīng)的增加經(jīng)費，支持企業(yè)的數(shù)字化檔案管理建設(shè)。此外，數(shù)字化檔案管理建設(shè)還需要一定的維持費用，例如設(shè)備的損壞維修、軟件的更新升級等，都需要資金支持。

3.2建立檔案管理數(shù)據(jù)庫

建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，首先應(yīng)建立目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案信息的檢索和查找。對檔案進行分類處理并根據(jù)檔案的級別進行編號，對大量的檔案信息的整理和歸類，為后續(xù)的檔案管理提供方便。建立檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，加強對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，為新信息的加入提供便利。區(qū)分檔案的狀態(tài)，例如是最新檔案還是陳舊檔案，可以根據(jù)檔案的年限進行分級，在使用時，能夠提高針對性，便于查找。

3.3注重檔案數(shù)字化管理的原則和方法

在進行檔案數(shù)字化建設(shè)時，還應(yīng)該堅持數(shù)字化檔案管理的原則，采取科學的手段和方法，實現(xiàn)管理方式的轉(zhuǎn)變。首先，應(yīng)對紙質(zhì)檔案的價值進行評估，對于重要的信息和材料進行數(shù)字化掃描，遵循檔案的價值性原則，對于應(yīng)屬于長期保管的并具有較高價值的檔案進行數(shù)字化管理。同時，還應(yīng)該遵守國家檔案管理的相關(guān)規(guī)范，注重檔案管理的合規(guī)性。采取科學的數(shù)字化方法，在掃描方式上，應(yīng)嚴格按照專業(yè)的標準執(zhí)行，同時對其質(zhì)量進行檢查，確保掃描檔案的清晰、完整，圖像具有較高的分辨率。在確定質(zhì)量合格，與原文件一致，無文件遺漏后，進行登記和歸檔。做好文檔內(nèi)容的標記，方便檔案的檢索。加強對檔案系統(tǒng)的后臺管理，做好平臺的維護。

結(jié)束語

本文通過分析電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性和重要意義，進一步明確了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢和作用，不僅能夠方便員工借閱和檔案管理部門管理，同時也是現(xiàn)代管理模式的變革，轉(zhuǎn)變了檔案信息的存儲方式，實現(xiàn)了信息資源的共享，由此可見，電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理是新時期經(jīng)濟社會發(fā)展的必然選擇。在推行檔案管理數(shù)字化時，應(yīng)注意以下幾個方面，完善相關(guān)的軟件和硬件建設(shè)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，堅持數(shù)字化檔案管理的原則采用科學的數(shù)字化方法，使電力企業(yè)能夠順利完成檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案管理。

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