實(shí)施ERP需考慮三因素CIO定位影響成敗

2013-12-20 11:01:24 大云網(wǎng)　點(diǎn)擊量：評(píng)論 (0)

筆者所在的單位從2001年7月開始正式實(shí)施集團(tuán)ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，歷經(jīng)半年多的建設(shè)，最終系統(tǒng)順利上線，上線初期在國(guó)內(nèi)的5個(gè)公司成功實(shí)施，2002年開始推廣到海外項(xiàng)目點(diǎn)。截止目前，已經(jīng)在國(guó)外16個(gè)國(guó)家，42個(gè)項(xiàng)目點(diǎn)成功實(shí)施。如果把ERP的實(shí)施比作一場(chǎng)戰(zhàn)役的話，那么ERP的上線是一場(chǎng)攻堅(jiān)戰(zhàn)，而ERP的推廣和使用則是一場(chǎng)持久戰(zhàn)。

　　筆者發(fā)現(xiàn)，以前見諸報(bào)端的有關(guān)企業(yè)ERP成功實(shí)施的關(guān)鍵因素大都是站在管理的角度來看這個(gè)問題，如企業(yè)的規(guī)范化管理，流程的統(tǒng)一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的一把手工程等等。毋庸置疑，這些對(duì)于ERP的成功實(shí)施有著極其重要和首要的意義，但筆者在實(shí)施ERP 4年多來的心路歷程中發(fā)現(xiàn)，一個(gè)ERP的體系架構(gòu)和如何部署對(duì)于ERP的后續(xù)實(shí)施和推廣使用的成敗也有著同樣的重要意義。試想，如果一個(gè)企業(yè)成功實(shí)施了ERP系統(tǒng)，但在用戶的使用反應(yīng)速度上極其緩慢，系統(tǒng)的安全不堪一擊，這樣的ERP系統(tǒng)不管在其他方面多么的完善，充其量也是一個(gè)失敗的系統(tǒng)，在使用的過程中，也會(huì)滋生最終用戶的抵觸情緒。

　　下面，筆者就自己在海外上線的親身經(jīng)歷，探討一下海外項(xiàng)目上線的方法。
　　中油國(guó)際工程有限責(zé)任公司是一家代表中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司在全球開展石油石化工程承包項(xiàng)目、提供油田全面技術(shù)服務(wù)、供應(yīng)各類石油裝備及器材的綜合性專業(yè)公司。公司通過其所屬專業(yè)子公司面向全球各產(chǎn)油國(guó)和油氣公司提供油氣勘探開發(fā)、石化工程建設(shè)等方面的綜合工程承包、技術(shù)服務(wù)、銷售裝備和相關(guān)產(chǎn)品。隨著公司的迅速發(fā)展，海外業(yè)務(wù)已經(jīng)成為公司主要的收入來源。

　　為了適應(yīng)公司國(guó)際化的發(fā)展目標(biāo)，提高管理水平，海外各個(gè)項(xiàng)目點(diǎn)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否能及時(shí)獲得，就成為擺在高層管理者面前的一個(gè)難題。公司于2001年底成功實(shí)施ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，解決了以前國(guó)外財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能及時(shí)傳遞到總部，不能快速為公司高層提供決策數(shù)據(jù)的問題。目前，已經(jīng)在海外16個(gè)國(guó)家，42個(gè)項(xiàng)目點(diǎn)，成功實(shí)施ERP財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。筆者就在海外項(xiàng)目點(diǎn)實(shí)施過程中需要注意的問題略作探討，希望和有興趣的讀者進(jìn)行交流。

　　實(shí)施ERP是一個(gè)復(fù)雜的工程，在國(guó)外實(shí)施ERP上線，考慮的因素更多，下面就能想到的問題分別進(jìn)行說明：

一、數(shù)據(jù)拆分準(zhǔn)備
　　ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源管理系統(tǒng)，管理的不僅僅是財(cái)務(wù)信息，很多方面的業(yè)務(wù)信息也需要錄入系統(tǒng)。如何把舊的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確遷移到ERP系統(tǒng)呢?數(shù)據(jù)拆分的大原則是，能夠在不同子模塊管理的信息在子模塊錄入，不能夠歸入某個(gè)子模塊管理的信息，在總賬中錄入。在這個(gè)工程中，需要和項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員進(jìn)行充分地溝通，業(yè)務(wù)核算方面的需求，要征求項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員的意見。下面就分別針對(duì)不同的模塊進(jìn)行論述：

項(xiàng)目模塊
　　筆者所在的公司，已經(jīng)針對(duì)下屬專業(yè)性質(zhì)不同的子公司設(shè)置了各自的項(xiàng)目核算辦法，并且設(shè)置進(jìn)系統(tǒng)。不同的海外項(xiàng)目，根據(jù)自己公司的項(xiàng)目特點(diǎn)，在數(shù)據(jù)拆分準(zhǔn)備的初期，應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際管理需要，設(shè)置自己的項(xiàng)目樹。如測(cè)井公司在某國(guó)有4個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目根據(jù)作業(yè)的不同階段，又要分為測(cè)井、測(cè)試、錄井、解釋四個(gè)專業(yè)，這些專業(yè)需要?dú)w集到不同的施工隊(duì)伍，然后結(jié)合科目又可以把成本對(duì)象細(xì)分為4個(gè)層次進(jìn)行管理。如100560101為10056單位的測(cè)井項(xiàng)目，項(xiàng)目信息是在憑證中和具體的科目相結(jié)合使用的，如果要核算勞務(wù)成本中的人工成本，項(xiàng)目信息可以按照，資源類型、資源種類、資源子類等細(xì)分。例，資源類型分為:直接人工等成本核算對(duì)象; 項(xiàng)目資源種類細(xì)分為: 直接工資、直接獎(jiǎng)金等;項(xiàng)目資源子類再可細(xì)分為: 中方人員、當(dāng)?shù)厝藛T、外籍專家等。項(xiàng)目模塊需要管理的信息，其他的模塊，如應(yīng)收、應(yīng)付、總賬、資產(chǎn)等都可能用到，因此在項(xiàng)目實(shí)施初期需要最先確定下來，設(shè)置進(jìn)系統(tǒng)。

　　舊系統(tǒng)中有關(guān)項(xiàng)目的成本、收入等需要按照不同項(xiàng)目核算的數(shù)據(jù)，

應(yīng)收模塊
　　應(yīng)收模塊管理主要用于管理與客戶的往來，管理應(yīng)收賬款的余額，客戶的余額等。主要的功能有：管理客戶、應(yīng)收掛賬管理、收款管理、其他應(yīng)收款、預(yù)收管理、應(yīng)收票據(jù)的管理、應(yīng)收賬款的維護(hù)等。在應(yīng)收模塊中，需要將項(xiàng)目點(diǎn)有業(yè)務(wù)往來的客戶相關(guān)信息設(shè)置進(jìn)ERP系統(tǒng)，以便系統(tǒng)進(jìn)行有效管理。

　　舊系統(tǒng)中的應(yīng)收數(shù)據(jù)，按照ERP管理系統(tǒng)的需要，根據(jù)不同的客戶，不同的交易幣種，按照ERP系統(tǒng)所需要的：發(fā)票號(hào)、會(huì)計(jì)日期、應(yīng)收的金額、項(xiàng)目名稱等ERP需要的信息，列示出針對(duì)不同客戶的已收到的金額和未收到余額，以備后面的錄入。

應(yīng)付模塊
　　應(yīng)付模塊管理主要用于管理和供應(yīng)商的應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款、預(yù)付管理、應(yīng)付票據(jù)和供應(yīng)商的管理等。在應(yīng)付模塊中，需要將項(xiàng)目點(diǎn)有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商相關(guān)信息設(shè)置進(jìn)ERP系統(tǒng)。

　　舊系統(tǒng)中的應(yīng)付數(shù)據(jù)，按照ERP管理系統(tǒng)的需要，根據(jù)不同的供應(yīng)商，不同的交易幣種，按照ERP系統(tǒng)所需要的：發(fā)票號(hào)、會(huì)計(jì)日期、應(yīng)付的金額、項(xiàng)目名稱等ERP需要的信息，列示出應(yīng)付或已付給供應(yīng)商的的金額，以備后面的錄入。

資產(chǎn)模塊
　　固定資產(chǎn)模塊用來管理所有的固定資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)，包括資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃、資產(chǎn)新增、調(diào)撥、調(diào)整、維修、報(bào)廢及折舊等，同時(shí)也核算融資租賃和經(jīng)營(yíng)性租賃固定資產(chǎn)。在ERP 系統(tǒng)中需要設(shè)置資產(chǎn)大類、類別、折舊規(guī)則、成本類型等。如果項(xiàng)目的資產(chǎn)大類、類別、折舊規(guī)則、成本類型等與系統(tǒng)已有的設(shè)置系統(tǒng)，可以不用重復(fù)設(shè)置進(jìn)系統(tǒng)，沿用已有的設(shè)置即可。

　　為了以后資產(chǎn)實(shí)物管理的方面，資產(chǎn)數(shù)據(jù)拆分時(shí)，應(yīng)該每個(gè)資產(chǎn)單獨(dú)錄入，即使有型號(hào)、金額等信息完全一致的資產(chǎn)。按照資產(chǎn)入賬的交易金額、資產(chǎn)會(huì)計(jì)日期等拆分資產(chǎn)數(shù)據(jù)。

總賬模塊
　　總賬是ERP財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的核心，其他子模塊，如應(yīng)收模塊和應(yīng)付模塊等，通過記賬憑證生成器為總賬創(chuàng)建記賬憑證。總賬匯集了系統(tǒng)的所有會(huì)計(jì)信息，利用總賬中已過賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，可以得到明細(xì)的和匯總的財(cái)務(wù)信息，并為企業(yè)管理提供各種財(cái)務(wù)報(bào)告。總賬功能主要有：記賬憑證創(chuàng)建處理、多幣種處理、期中、期末關(guān)賬處理、查詢財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、合并財(cái)務(wù)報(bào)告處理、財(cái)務(wù)明細(xì)賬和報(bào)表處理、管理和控制預(yù)算等。

　　在總賬中錄入的數(shù)據(jù)，應(yīng)該是不能歸入子模塊管理的部分。在按照ERP要求拆分完應(yīng)收、應(yīng)付、資產(chǎn)等子模塊的數(shù)據(jù)后，舊系統(tǒng)中其余的數(shù)據(jù)應(yīng)該在總賬中錄入。錄入的數(shù)據(jù)按照不同的科目、交易幣種等(部門、合同號(hào)等其他信息如果管理需要，可以錄入這些數(shù)據(jù))。在總賬中的設(shè)置非常多，在這就不一一論述了，這些設(shè)置一旦進(jìn)入系統(tǒng)，該項(xiàng)目的核算框架也就確定下來了，許多參數(shù)是不能變更的，在海外上線，還涉及到多幣種、多會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、內(nèi)外賬的設(shè)置、有無預(yù)算等問題，因此在設(shè)置進(jìn)系統(tǒng)前，需要和使用的財(cái)務(wù)人員深入溝通，讓財(cái)務(wù)人員理解以后的核算是怎樣規(guī)劃的。

二、數(shù)據(jù)錄入
　　在前面數(shù)據(jù)拆分完成后，就需要把舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)按照ERP系統(tǒng)的要求，錄入新系統(tǒng)中。在期出數(shù)據(jù)遷移時(shí)，子模塊的數(shù)據(jù)按照拆分要求從子模塊錄入系統(tǒng)，錄入的憑單等數(shù)據(jù)核對(duì)無誤后，可以運(yùn)行子系統(tǒng)過賬，從子模塊把正確的數(shù)據(jù)帶入到總賬中。因?yàn)樽幽K的操作要比總賬中操作復(fù)雜，一定要把數(shù)據(jù)核對(duì)準(zhǔn)確無誤后，才能運(yùn)行子系統(tǒng)過賬。

　　在總賬中錄入數(shù)據(jù)，可以根據(jù)不同的科目域的要求，錄入相應(yīng)的信息，錄入完成后，暫時(shí)不作憑證過賬，等核對(duì)完成后，可以運(yùn)行記賬憑證生成器，把所有的憑證過賬。

三、數(shù)據(jù)校驗(yàn)(賬查詢、報(bào)表核對(duì))
　　數(shù)據(jù)錄入完畢并且過賬后，就需要在新的ERP管理系統(tǒng)中運(yùn)行各個(gè)模塊的報(bào)告、報(bào)表，用已有的舊系統(tǒng)的報(bào)表來檢驗(yàn)新系統(tǒng)的運(yùn)行結(jié)果。當(dāng)然，用戶在新系統(tǒng)數(shù)據(jù)過賬前，可以運(yùn)行相關(guān)的查詢來檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的正確與否。如果數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，找到相應(yīng)的錯(cuò)誤，補(bǔ)做憑證，進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)整;如果數(shù)據(jù)正確無誤，則舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)已經(jīng)完整遷移到新的ERP系統(tǒng)中，以后的業(yè)務(wù)處理，完全按照ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理。

四、其他可能遇到的問題
　　在海外上線過程中，可能會(huì)遇到除業(yè)務(wù)問題外的其他問題，筆者就自己遇到的問題和大家一塊討論。

網(wǎng)絡(luò)故障的簡(jiǎn)單判斷
　　筆者ERP上線所去的國(guó)家，網(wǎng)絡(luò)情況基本都比國(guó)內(nèi)的差。由于ERP系統(tǒng)是B/S架構(gòu)，如果不能提供相對(duì)比較穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，系統(tǒng)上線就會(huì)存在很多的問題。一般來說，出現(xiàn)可能在三個(gè)環(huán)節(jié)問題：一是項(xiàng)目所在國(guó)當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)，當(dāng)?shù)氐腎SP(Internet Service Provider)是否按照合同提供足夠的帶寬?是否獨(dú)占所申請(qǐng)的帶寬?什么時(shí)候會(huì)停機(jī)維護(hù)等問題，需要事先落實(shí)好。如果用戶不能訪問ERP系統(tǒng)，國(guó)內(nèi)是否其他的網(wǎng)站可以訪問?如果是所有的網(wǎng)站均不能訪問，則需要聯(lián)系當(dāng)?shù)氐腎SP解決網(wǎng)絡(luò)問題;二是國(guó)內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)，如果用戶可以訪問國(guó)外站點(diǎn)，國(guó)內(nèi)的所有網(wǎng)站都不能訪問，可能就是訪問國(guó)內(nèi)站點(diǎn)的Internet入口可能出現(xiàn)問題;三是服務(wù)器本身可能存在問題，國(guó)內(nèi)的其他文章都可以訪問，就ERP系統(tǒng)地址不能訪問，可能是服務(wù)器出現(xiàn)問題。如果ERP系統(tǒng)按照域名不能訪問，但按照地址可以訪問，則判斷是國(guó)內(nèi)ERP系統(tǒng)的域名解析出現(xiàn)了問題，這時(shí)按照IP地址訪問系統(tǒng)可以不耽誤用戶數(shù)據(jù)的錄入。如果發(fā)現(xiàn)可能是服務(wù)器出現(xiàn)問題，可以在第一時(shí)間通知國(guó)內(nèi)。

　　在海外的項(xiàng)目，如果能上網(wǎng)，一般是所有人共用網(wǎng)絡(luò)資源，在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，目前除了財(cái)務(wù)部門，其他部門上網(wǎng)就是每天上班收、發(fā)郵件，或者在某個(gè)時(shí)間給北京總部發(fā)送工作總結(jié)，其他就是上網(wǎng)瀏覽新聞，或者網(wǎng)絡(luò)電話。只有財(cái)務(wù)部門需要在工作中實(shí)時(shí)連接到Internet上，建議海外項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)連接情況改變一下，先連接到財(cái)務(wù)部門，通過集線器2次分配到其他部門，而且財(cái)務(wù)部門可以控制其他部門的接入，這樣，會(huì)更有效地利用海外項(xiàng)目現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。

現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)
　　現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)可以針對(duì)不同項(xiàng)目的核算特點(diǎn)，進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，可以更好地結(jié)合系統(tǒng)當(dāng)場(chǎng)解決用戶提出的問題，這對(duì)于新用戶建立系統(tǒng)使用信心有很大的幫助。而且目前海外項(xiàng)目存在著很雇傭當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)人員的情況，利用筆者公司已配置的測(cè)試系統(tǒng)環(huán)境和系統(tǒng)支持多語言的優(yōu)勢(shì)(尤其是英語)，可以針對(duì)外籍雇員進(jìn)行培訓(xùn)，方便用戶使用系統(tǒng)。

充分利用公司的ERP財(cái)務(wù)模塊論壇和MSN交流工具
　　在海外上線，是一個(gè)能充分體驗(yàn)相互溝通、相互協(xié)作，體現(xiàn)處團(tuán)隊(duì)精神的ERP實(shí)施過程。一個(gè)項(xiàng)目上線的成功與否，主要在于一個(gè)團(tuán)隊(duì)的溝通、協(xié)作、相互配合解決問題的能力。筆者所在公司的共享會(huì)計(jì)信息服務(wù)中心，建立了ERP財(cái)務(wù)模塊論壇，用戶的所有問題和經(jīng)驗(yàn)分享都在論壇上討論，而且B/S架構(gòu)有利于形成虛擬的系統(tǒng)支持團(tuán)隊(duì)，雖然大家不是同時(shí)在辦公室中，但可以利用論壇和MSN 交流工具，解決遇到的問題，從而快速、成功地推廣到海外項(xiàng)目上去，以達(dá)到提高公司管理水平的目的.

責(zé)任編輯：和碩涵

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