【摘要】為提高物資集約化管理效率，國網重慶市電力公司2011年建設了供應商服務大廳并投入運行，本文通過對供應商服務大廳現(xiàn)狀與建設必要性、信息化建設內容、建設后預期成效進行研究，為供應商服務大廳深化與拓展業(yè)務范圍，讓供應商在供應商服務大廳快速、高效的辦理業(yè)務發(fā)揮重要作用，供應商服務大廳信息化建設提供設計方案和理論依據(jù)。

【關鍵詞】供應商服務大廳;信息化應用;研究

為提高物資集約化管理效率，國網重慶市電力公司2011年建設了供應商服務大廳并投入運行，為供應商在招投標、合同簽訂、合同結算等業(yè)務辦理提供了更為快捷方便的服務。

1供應商服務大廳建設的必要性分析

(1)信息化支撐力薄弱：

目前缺少為供應商提供服務支撐的信息化平臺，因此需要建設供應商信息化平臺，提供信息化支撐作用。

(2)前后臺信息不共享：

大廳前臺在辦理業(yè)務與后臺業(yè)務部門人員之間，人工程序繁多，造成工作業(yè)務繁鎖，且無系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)流轉。

(3)信息統(tǒng)計不及時：

現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)缺少相應的信息統(tǒng)計，如最簡單的每月合同簽訂金額、份數(shù)，還剩多少合同未簽訂，因缺少信息化支撐均無法達到實時查詢的功能。

(4)問題溝通機制匱乏：

因缺少信息化溝通平臺，當供應商遇到問題時，無法及時快速得到解答。

(5)業(yè)務辦理展示界面不統(tǒng)一：

各業(yè)務人員通過不同的系統(tǒng)為供應商辦理業(yè)務，引起前臺業(yè)務操作繁鎖，容易出現(xiàn)信息遺漏，出現(xiàn)錯誤。

2供應商服務大廳建設內容分析

(1)招標采購管理：

建立規(guī)范化、標準化的中標通知書、購標發(fā)票、中標服務費發(fā)票發(fā)放的管理業(yè)務流程，建立規(guī)范化供應商現(xiàn)場購標業(yè)務流程，前臺需要記錄供應商每次購標記錄等信息并移交財務[1]。

(2)合同簽訂管理：

建立標準化、規(guī)范化的紙質合同文本管理業(yè)務流程，實現(xiàn)合同從簽訂至合同歸檔全過程的業(yè)務記錄管理。需要記錄合同經辦人、合同簽約時間、供應商簽訂人等，全面記錄紙質合同文本全過程管理。

(3)合同履約管理：

建立規(guī)范化供應商合同履約單據(jù)簽字蓋章業(yè)務流程。實現(xiàn)大廳受理記錄供應商合同履約單據(jù)簽字蓋章和領取入庫單需求，并將這些系統(tǒng)單據(jù)清單和資料由前臺工作人員移交后臺物資供應部。物資供應部審核單據(jù)簽字蓋章后，通過系統(tǒng)清單將資料移交前臺。由前臺大廳人員通知供應商領取已經簽字蓋章的合同履約單據(jù)，并記錄單據(jù)供應商領取人、領取時間。

(4)合同結算管理：

建立規(guī)范化的供應商付款業(yè)務辦理、付款資料移交、審核管理流程。實現(xiàn)各窗口辦理供應商預付款、到貨款、投運款、質保金付款資料的收集并對供應商付款的單據(jù)進行預審，同時記錄供應商提供的各種付款資料進行份數(shù)、金額等。后臺付款審核人員在能夠很清晰接收的每一筆付款單資料，并確定交接時間，交接人，審核完成后，記錄移交財務時間，財務接收時間、財務接收人。

(5)質量監(jiān)督管理：

主要解決大廳前臺根據(jù)質量監(jiān)督部提供的質量問題清單通知供應商提交質量整改報告資料，并收集供應商質量問題整改報告，用于記錄前臺通知供應商提供質量整改報告情況和收集質量整改報告完成情況，將質量整改報告資料移交后臺業(yè)務部門等業(yè)務管理流程。

(6)供應商信息管理：

主要通過前臺收集供應商基本信息、新增或變更申請表等資料，供應商提交后臺業(yè)務部門進行處理。

(7)供應商咨詢管理：

主要建立供應商問題咨詢資源庫并建立供應商、大廳前臺、后臺業(yè)務部門三者之間的溝通機制。建立供應商咨詢資源庫，將供應商經常涉及的咨詢問題進行整理，對供應商在大廳現(xiàn)場、電話、傳真提出的問題能夠及時進行回復，并記錄回復情況，給予供應商快速、高效、滿意的答案。

(8)供應商投訴管理：

解決前臺接受供應商投訴業(yè)務，對供應商提出的投訴業(yè)務進行記錄，并要求上傳供應商投訴蓋章掃描件，并記錄供應商投訴的事項內容、時間、投訴人等相關信息，對投訴的事項需要根據(jù)事件級別需要由不同的業(yè)務部門及領導進行回復與處理，并根據(jù)投訴處理情況及時將處理情況反饋給供應商。

(9)自助查詢管理：

合同跟蹤查詢、領取購標發(fā)票情況、領取中標服務費發(fā)票情況、中標通知書領取情況查詢、合同簽訂情況查詢、合同履約單據(jù)查詢、供應商常見問題查詢、服務大廳規(guī)章制度信息查詢。

(10)短信平臺管理：

對中標通知書、購標發(fā)票、中標服務費用發(fā)票通過短消息要求供應商前來領取、合同簽訂可以發(fā)送短消息要求到供應商服務大廳辦理合同簽訂業(yè)務。

(11)微信平臺管理：

實現(xiàn)微信供應商問題咨詢、供應商信息查詢等供應商比較關注的事項在微信網上服務大廳上進行發(fā)布。

3供應商服務大廳建設后的預期效果分析

通過對供應商服務大廳信息系統(tǒng)建設與應用，通過分析，我們預期會達到以下的管理效果：提供強有力的信息化支撐，滿足多種業(yè)務辦理需求：通過供應商服務大廳信息化平臺建立，為供應商多種業(yè)務辦理提供了信息化支撐，實現(xiàn)質量監(jiān)督管理、供應商咨詢管理、供應商自助服務查詢等功能，從而提升供應商服務大廳業(yè)務辦理全面化管理能力。提高大廳整體的工作效率、提升供應商服務處理能力：大廳前臺業(yè)務人員通過信息系統(tǒng)平臺明確地知道需要處理的業(yè)務事項、哪些業(yè)務已經處理、哪些業(yè)務未處理及該如何處理，如供應商辦理到貨款，到貨款需要收集的收貨確認單、貨物交接單、到貨驗收單、單體合同、收料單、增值稅發(fā)票、采購訂單等單據(jù)，直接打勾并與資料核對，可以快速的辦理業(yè)務，大大提高前臺業(yè)務人員辦事效。同時通過信息流、業(yè)務流實現(xiàn)后臺業(yè)務人員的審核效率，整體提高了大廳業(yè)務的工作效率[2]。

建立高效的供應商溝通交流機制，實現(xiàn)問題“面對面”處理：搭建供應商問題咨詢平臺并高效快速的對供應商的問題進行答疑，建立內部部門回復考核機制，并借助于短信、微信平臺，實現(xiàn)供應商溝通“零距離”。加強內部管理、明確工作責任：通過供應商服務大廳信息系統(tǒng)，明確各大廳業(yè)務操作人員的崗位與職責，實時監(jiān)控各崗位的操作情況，明確與內部職能科室之間的人員、數(shù)據(jù)、資料、移交、傳遞情況，減少了人與人之間數(shù)據(jù)傳遞的不可控性及資料丟失的風險，提高內部工作運轉效率。建立多維度的報表分析，全盤掌握供應商服務大廳業(yè)務情況：通過提供直觀性、友好性、多維度展示大廳每日、月、年業(yè)務工作量情況，供應商問題溝通反饋情況，后臺業(yè)務審核情況與各種單據(jù)的處理情況，可以實時掌據(jù)供應商服務大廳的整體運作情況。建立服務標準規(guī)范、提升重慶公司物資供應服務整體形象：信息化管理可以提高對供應商的服務管理能力，使供應商在供應商服務中心能夠方便、快捷、高效辦理相關業(yè)務，從而樹立公司的良好形象。

4結論

本文通過對重慶電力公司供應商服務大廳信息化應用的調研，分析供應商服務大廳信息化應用現(xiàn)狀的不足之處和建設的必要性，同時對供應商服務大廳信息化建設的內容提出意見與建議，為重慶公司建設供應商服務大廳信息化建設與應用奠定了理論基礎。

參考文獻

[1]《重慶市電力公司供應商服務大廳規(guī)章管理制度》.國網重慶市電力公司物資部，2011，2(10)：256.

[2]《重慶市電力公司供應商服務大廳運行辦管理辦法》.國網重慶市電力公司物資部，2013，5(12)：98~99.

作者：楊婷婷 邢敏玲 張怡 曾靜  單位：國網重慶市電力公司 國網重慶市電力公司物資分公司