一、前言

在新形勢(shì)下，電力企業(yè)的檔案管理工作展現(xiàn)出了新的特征與變化，同時(shí)也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。目前，電力企業(yè)檔案管理工作存在一些問(wèn)題，企業(yè)對(duì)新形勢(shì)下檔案管理的改革重視不足，對(duì)于新課題的研究也較為落后。而專業(yè)的管理需要專業(yè)體系與人才，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)企業(yè)管理需求，同時(shí)，專業(yè)技能以及信息技術(shù)的復(fù)合型人才的缺乏，使得電力企業(yè)的檔案管理工作難以有效開展，無(wú)法發(fā)揮其價(jià)值與作用。

二、電力企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

(一)檔案管理制度不合理。隨著電力行業(yè)的變革不斷深入，檔案管理工作逐漸成為擺在電力企業(yè)面前的一個(gè)新課題。在許多企業(yè)中，由于管理制度的缺失，檔案管理十分分散，造成資料缺失或難以查找。而檔案信息資源管理體制的不明確，使得個(gè)人的疏忽頻發(fā)，造成檔案信息資源丟失，不利于有效開展后期的檔案管理工作。企業(yè)文書檔案管理工作若缺乏一套行之有效的規(guī)范的管理制度體系，就會(huì)加劇文書檔案工作的繁重，導(dǎo)致文書工作與檔案工作的銜接過(guò)程脫節(jié)，嚴(yán)重影響工作效率。文書工作與檔案工作同屬于企業(yè)的管理工作，兩者并非單獨(dú)存在，而是相輔相成、互相融合。部分企業(yè)在實(shí)際工作中，沒(méi)有適當(dāng)?shù)膶⑽臅ぷ髋c檔案工作聯(lián)系到一起，間隔時(shí)間過(guò)長(zhǎng)或信息量大時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的誤差，對(duì)文件的統(tǒng)一性、附件齊全原則等造成不良影響。制度是一切活動(dòng)開展的基礎(chǔ)，電力企業(yè)如果缺乏行之有效的檔案管理制度，就會(huì)對(duì)生產(chǎn)、科研等工作造成影響，從而在競(jìng)爭(zhēng)中失去優(yōu)勢(shì)。

(二)企業(yè)重視程度不足。對(duì)于電力企業(yè)而言，管理制度是否完善，是否能夠落實(shí)，將對(duì)企業(yè)發(fā)展起到不可估量的影響。企業(yè)管理層重視程度不足，使得企業(yè)的檔案管理工作被遺忘，建立和完善檔案管理制度也無(wú)從談起。究其原因，主要有兩點(diǎn)：首先是企業(yè)對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)的不充分。企業(yè)忽視對(duì)重大事件的記錄和專案管理，認(rèn)為檔案記錄只是單純片面的文字工作，企業(yè)不能及時(shí)地掌握重要時(shí)間的相關(guān)信息，造成問(wèn)題檔案的出現(xiàn)。其次，由于文書檔案管理的投入成果見效慢，相較于人力資源、科技活動(dòng)，企業(yè)對(duì)于檔案的科學(xué)管理投入較少，導(dǎo)致檔案管理人員工作積極性不高、改革意識(shí)不強(qiáng)。目前，檔案管理被納入到企業(yè)未來(lái)發(fā)展的概率較小，其作為信息預(yù)測(cè)，判斷企業(yè)未來(lái)發(fā)展形勢(shì)的作用也被忽略。企業(yè)的不重視，不僅直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案信息缺失、泄露，同時(shí)也給自身的發(fā)展設(shè)置了障礙。

(三)管理人員綜合素養(yǎng)素質(zhì)不高。電力企業(yè)的檔案管理工作從信息采集，到信息入庫(kù)，再到信息的保存，都是由相應(yīng)的人員負(fù)責(zé)，管理人員的工作水平對(duì)整體的檔案管理效果有著至關(guān)重要的影響。在電力企業(yè)發(fā)展中，檔案管理的作用日益突出，如何建立一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍成為企業(yè)普遍考慮的問(wèn)題之一。目前，檔案管理專職人員不足，管理人員大多數(shù)從其他部門臨時(shí)調(diào)派過(guò)來(lái)協(xié)助工作，造成檔案信息資源丟失等問(wèn)題頻發(fā)。而日常技能培訓(xùn)的缺乏，使得在檔案管理方面存在很多不合理的地方，無(wú)法保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。除了專業(yè)素養(yǎng)，檔案人員的服務(wù)意識(shí)也十分重要。檔案管理不僅是對(duì)企業(yè)資料文件的收集、歸檔、保存的工作，也是為企業(yè)提供檔案服務(wù)的工作,部分人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，怠于學(xué)習(xí)檔案管理的理論知識(shí)和專業(yè)技能,檔案工作不夠?qū)I(yè)，從而影響了檔案信息的完整性和保密性，導(dǎo)致檔案工作難以延續(xù)。

三、改進(jìn)電力企業(yè)檔案管理工作的方法

(一)加大檔案管理投入力度。電力企業(yè)檔案要得到充分利用，不僅需要體制的建立，還需要行之有效的管理。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度直接影響了基層人員的工作熱情，也決定了企業(yè)檔案管理的能力和水平。各基層單位及部室領(lǐng)導(dǎo)在增強(qiáng)對(duì)這一工作重視程度的同時(shí)，還應(yīng)加大投入，分配出人力、物力和財(cái)力，由專人專管來(lái)促進(jìn)該項(xiàng)工作的開展。例如，在硬件設(shè)備上，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)為檔案管理部門提供先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，配備現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，利用數(shù)字信息化技術(shù)，提高文書檔案的工作效率。此外，企業(yè)要提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，通過(guò)設(shè)立嚴(yán)格的檔案管理人才聘任制度、積極開展培訓(xùn)課程，推動(dòng)管理水平與員工個(gè)人能力的進(jìn)步。作為檔案管理工作的直接參與者，檔案管理人員改革意識(shí)不足，不能夠積極地落實(shí)和推進(jìn)檔案管理制度，不僅不利于日常工作的開展，還會(huì)大大降低企業(yè)資料的保密性。為了保證管理工作的順利有效開展，明確的電力企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)人員編制十分必要。將檔案管理工作納入個(gè)人績(jī)效考核，保證其待遇及薪資水平符合標(biāo)準(zhǔn)，從而保證文書檔案管理工作的質(zhì)量。

(二)完善檔案管理制度體系。企業(yè)健全完善檔案管理制度才能確保檔案工作人員有章可循、有法可依。制定適合電力企業(yè)自身實(shí)際的檔案管理辦法是電力企業(yè)完善體系制度的前提，健全檔案工作機(jī)制還需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，在文書檔案的收集、編制的范圍，界定文件形成、歸檔職責(zé)等方面做出明確的要求和指導(dǎo)。例如，入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案制式化表格要求、歸類整理依據(jù)制度、借閱制度等,保證其全面，并具有可操作性。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的多元?jiǎng)澐郑缈杉?xì)致區(qū)分為知識(shí)信息類、科技信息類、工程信息類等，提升檔案管理秩序性與針對(duì)性。其次，在文書與檔案管理工作的統(tǒng)一化管理上，要保證兩者互相配合的科學(xué)性。企業(yè)相關(guān)人員可以針對(duì)文書工作與檔案管理的融合，加強(qiáng)企業(yè)管理體系的制定。例如，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行合理的要求，要求兩部分人員對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，同時(shí)在日常工作中互相監(jiān)督，共同改進(jìn)，保證文件的收集管理流程順利進(jìn)行。除了上述兩點(diǎn)外，電力企業(yè)應(yīng)該對(duì)管理工作制定標(biāo)準(zhǔn)，建立全面的檢查獎(jiǎng)懲體系，以確保檔案管理工作的規(guī)范化實(shí)施。在數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)中，企業(yè)應(yīng)對(duì)此提出相關(guān)管理體系和制度，針對(duì)建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)研究分析并找出解決辦法，以便盡快升級(jí)文書檔案管理模式，發(fā)揮數(shù)字化在文書檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)。

(三)加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。在如今這個(gè)信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的社會(huì)，現(xiàn)代化辦公已經(jīng)有了技術(shù)支持。先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不僅能夠使檔案管理工作更加便捷，還能使其更加規(guī)范，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。數(shù)字化作為重要的管理方式，可以更好地提升文書檔案管理的科學(xué)性與合理性。電力企業(yè)建立數(shù)字化檔案不僅方便在之后的信息活動(dòng)中加以利用并提供參考，還可以吸引專業(yè)的檔案管理人員，以提高檔案管理效率。全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與信息化，就要推進(jìn)電力企業(yè)對(duì)檔案信息管理的改革。首先，檔案信息的保存應(yīng)具現(xiàn)代化。代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，運(yùn)用現(xiàn)代化的電子科技技術(shù)，將文件儲(chǔ)存為電子信息，并利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行記錄、信息的傳輸。其次，更新檔案管理手段，采用掃描技術(shù)、編碼技術(shù)等，打造信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，避免檔案損壞、丟失等工作失誤，提升企業(yè)效益。