【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)成為我們生活中必不可少辦公軟件，一些傳統(tǒng)的檔案記錄方式已經(jīng)逐漸消失，因此辦公軟件在企業(yè)的信息管理中慢慢被推廣。電子信息檔案比較傳統(tǒng)的檔案記錄方式，更加方便快捷，然而這種檔案記錄方式也不是十全十美的，它存在一定的弊端，因?yàn)楫?dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代是一個(gè)全球共享的時(shí)代，企業(yè)的信息可能會(huì)被世界各地的人共享，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)，企業(yè)將會(huì)遭受巨大的損失。針對(duì)這個(gè)問題，企業(yè)在運(yùn)用電子信息檔案時(shí)也要做好一些風(fēng)險(xiǎn)管理措施，將電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

【關(guān)鍵詞】電子信息檔案管理;風(fēng)險(xiǎn)控制;方法

隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)成為人們的必需品，多功能的計(jì)算機(jī)為人們生活帶來了便利之處，同時(shí)也為企業(yè)辦公帶來了便捷，最大的改變就是企業(yè)電子信息檔案的建立，這為企業(yè)節(jié)約了成本，提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全性使得電子信息檔案也存在著風(fēng)險(xiǎn)，與紙質(zhì)檔案相比，它擁有的風(fēng)險(xiǎn)更大，如果不及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范管控，那么數(shù)據(jù)一旦被盜，企業(yè)會(huì)遭受巨大的損失，因此企業(yè)在建立電子信息檔案時(shí)一定要建立風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)，保障電子信息檔案的安全性。

一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

(一)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。電子信息檔案的管理需要企業(yè)各個(gè)部門的配合，只有每個(gè)部門足夠安全，才能保障電子信息檔案的安全，而對(duì)于如何規(guī)避企業(yè)中的風(fēng)險(xiǎn)，最好的方式就是引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，通過不斷地更新電子信息檔案管理的技術(shù)，增強(qiáng)其安全性，通過多重網(wǎng)絡(luò)密碼疊加，通過多人掌管密碼，降低電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)。

(二)制定新的管理制度。為了降低電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)內(nèi)部資源的安全性，企業(yè)需要制定新的制度與新的管理方式相適應(yīng)，有針對(duì)性地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，如對(duì)電子信息檔案的管理只能通過專業(yè)的技術(shù)人員或工作人員才能進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)的操作和運(yùn)用。

(三)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并且消除電子信息檔案中存在的風(fēng)險(xiǎn)。及時(shí)防范是保證電子信息檔案數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵。尤其是在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)遭受其他外界攻擊時(shí)，企業(yè)管理人員必須時(shí)刻注意電子信息檔案中存在的風(fēng)險(xiǎn)，積極主動(dòng)地采取風(fēng)險(xiǎn)措施，由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)是非常困難的，但是只要及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題，防患于未然，那么就可以及時(shí)制定解決方案并督促落實(shí)解決問題。

二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

為了將電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，需要企業(yè)的管理人員將風(fēng)險(xiǎn)掌控到一定范圍之內(nèi)，目前許多企業(yè)利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移策略進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)需要制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)變計(jì)劃，以降低風(fēng)險(xiǎn)帶來的損害，企業(yè)中常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法有事前和事后措施兩部分，前者是為了降低風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率而制定的方案，后者是在損失發(fā)生后為降低損失而執(zhí)行的挽救方法。需要注意的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，無論損失有多大以及造成什么樣的后果，企業(yè)都需要積極、主動(dòng)地及時(shí)處理，盡可能將風(fēng)險(xiǎn)損失降低到最低點(diǎn)。

三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

企業(yè)為了轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)最常用的方法就是將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到企業(yè)內(nèi)部或者企業(yè)外部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中。轉(zhuǎn)移策略是企業(yè)分散風(fēng)險(xiǎn)最主要的方法，通過將風(fēng)險(xiǎn)分散到其他地方，以降低電子信息檔案中存在的風(fēng)險(xiǎn)。通常企業(yè)會(huì)使用多種方式轉(zhuǎn)移企業(yè)中比較大的風(fēng)險(xiǎn)，如將產(chǎn)品外包、購(gòu)買保險(xiǎn)等，通過轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，將大的風(fēng)險(xiǎn)分散開以保證產(chǎn)品的安全，將風(fēng)險(xiǎn)簡(jiǎn)單化，企業(yè)自己承擔(dān)更小的風(fēng)險(xiǎn)。其次是企業(yè)對(duì)原來的電子信息檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，完善電子信息檔案管理系統(tǒng)等。此外，企業(yè)可以通過與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商簽訂合作協(xié)議，建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，避免與外部系統(tǒng)共享，降低電子信息檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)。但是，風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移并不意味著能將風(fēng)險(xiǎn)全部轉(zhuǎn)移出去，外包同樣也存在風(fēng)險(xiǎn)。如果外包人員不執(zhí)行合同規(guī)定的內(nèi)容，會(huì)增加企業(yè)運(yùn)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)，因此為了防止人為的風(fēng)險(xiǎn)因素，企業(yè)一定要加強(qiáng)電子信息檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)以及責(zé)任意識(shí)。

四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)電子信息檔案發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)后，企業(yè)需要及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，將風(fēng)險(xiǎn)帶來的損失降到最低，同時(shí)與其他措施相結(jié)合，修復(fù)其電子信息檔案管理系統(tǒng)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能夠使得企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范措施更加安全可靠，保障電子信息檔案的安全性，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要從檔案發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率、發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)帶來的影響、控制風(fēng)險(xiǎn)所需要的成本預(yù)算等方面出發(fā)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。此外企業(yè)管理者需要樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，制定風(fēng)險(xiǎn)管理體系，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。電子信息檔案管理系統(tǒng)通常被管理者認(rèn)為沒有很多風(fēng)險(xiǎn)，未對(duì)其進(jìn)行專門的風(fēng)險(xiǎn)管理測(cè)試，因此電子信息檔案一旦發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，造成的損失是企業(yè)難以控制的，所以企業(yè)需要培養(yǎng)專門的電子信息檔案管理人員，并樹立公司全員的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，確保信息檔案的安全性，對(duì)于可能發(fā)生的潛在的風(fēng)險(xiǎn)，一定要事先做好防范措施和應(yīng)急處理措施。

總而言之，管理者在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，要及時(shí)制定風(fēng)險(xiǎn)防范措施，警惕風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，提高電子信息檔案的管理水平，降低其內(nèi)部以及外部存在的風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的能力，把不確定的危險(xiǎn)因素作為工作要點(diǎn)。

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作者:朱允彤          單位:湖南尚上建設(shè)開發(fā)有限公司