ERP系統(tǒng)與IT審計方略
在企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resources Planning.ERP)實施以前,許多企業(yè)基于計算機的業(yè)務(wù)系統(tǒng),基本都是圍繞某一業(yè)務(wù)功能或者是職能部門運行的。ERP系統(tǒng)的實施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,實現(xiàn)了從采
在企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resources Planning.ERP)實施以前,許多企業(yè)基于計算機的業(yè)務(wù)系統(tǒng),基本都是圍繞某一業(yè)務(wù)功能或者是職能部門運行的。ERP系統(tǒng)的實施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,實現(xiàn)了從采購到付款、訂單的獲取 到發(fā)票的開出等業(yè)務(wù)集成,實現(xiàn)了跨職能部門業(yè)務(wù)處理。在這種情況下,ERP系統(tǒng)中單一的數(shù)據(jù)庫,使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。壓縮所造成的一個結(jié)果是。用于企業(yè)內(nèi)部控制的許多審計線索在ERP系統(tǒng)的引入后消失了,這加大了審計的難度,增加了審計風(fēng)險。
目前.我國大多數(shù)的會計師事務(wù)所尚未配備對ERP軟件進行審計的專門審計軟件。但是ERP軟件在大中型企業(yè)的迅速推廣與 普及.使一大批先進企業(yè)率先進入商務(wù)和會計核算的無紙化和網(wǎng)絡(luò)化階段 這迫使注冊會計師面對在審計手段未及時更新的 情況下完成審計任務(wù)的局面。如何運用現(xiàn)有的審計手段,做好ERP系統(tǒng)審計,本文就此做些探討。
一、運行ERP系統(tǒng)的企業(yè)財務(wù)會計特點
財務(wù)會計系統(tǒng)(Financial Information System,F(xiàn)IS)作為子系統(tǒng).只是整個ERP系統(tǒng)的一個組成部分,是企業(yè)對內(nèi)對外信 息流的一個環(huán)節(jié)。FIS更側(cè)重于財務(wù)管理功能.而不是按照會計準則和會計制度所要求的會計核算功能。與之相應(yīng)的是。企 業(yè)的財務(wù)人員更多地從企業(yè)內(nèi)部管理的角度去思考問題、收集數(shù)據(jù),企業(yè)在設(shè)置系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程和勾稽對應(yīng)關(guān)系時,也是 以內(nèi)部管理的口徑為主。
FIS與其他功能模塊之間信息高度共享。可以通過Intranet(企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng))和Internet網(wǎng)絡(luò)進行遠程實時在線運行,在系 統(tǒng)中可以定義集團公司、公司代碼、業(yè)務(wù)范圍、成本控制范圍、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)區(qū)和成本中心等組織結(jié)構(gòu)元素。因此企業(yè)各項經(jīng) 濟活動所產(chǎn)生的對企業(yè)財務(wù)狀況的影響幾乎可以實時地得到反映。
系統(tǒng)的操作權(quán)限劃分設(shè)置嚴格.有些較為敏感的財務(wù)數(shù)據(jù)的取得必須得到企業(yè)當局的高層管理人員的配合與授權(quán)。ERP系統(tǒng) 有一個巨大的數(shù)據(jù)庫,具備強大的數(shù)據(jù)記憶、比較功能。系統(tǒng)數(shù)據(jù)被修改時,系統(tǒng)內(nèi)部會留下審計軌跡。
二、運行ERP系統(tǒng)的審計特點
(一)對ERP系統(tǒng)的審計不能僅僅局限在FIS。ERP軟件的其他功能模塊.如銷售和分銷(SD)、物料管理(MM)、生產(chǎn)計劃(PP)、人 力資源(HR)等,對于核實企業(yè)資產(chǎn)負債的真實性、交易過程的合規(guī)合法性,檢查企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況.都有重要的參考作用。
(二)需熟悉和理解被審計單位。ERP軟件中包含的管理思想要注重與企業(yè)的信息主管溝通.必要時可與企業(yè)的軟件供應(yīng)商溝通 ,以充分利用軟件本身的統(tǒng)計、分析比較功能.獲得豐富的分析性復(fù)核資料。
(三)現(xiàn)場溝通與交流能力要求高。因為ERP系統(tǒng)強大的數(shù)據(jù)處理功能和財務(wù)流程的無紙化、嚴格的權(quán)限劃分以及系統(tǒng)本身側(cè)重內(nèi)部管理的特點.企業(yè)財務(wù)人員 的專業(yè)技能往往表現(xiàn)為專業(yè)知識面較窄、對電子系統(tǒng)依賴性強,按照會計準則解釋有關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)的能力欠佳。這種情況下 ,對注冊會計師的現(xiàn)場溝通與交流工作的能力要求較高。
(四)降低檢查風(fēng)險尤其重要。會計處理的中間過程無紙化,實現(xiàn)遠程聯(lián)網(wǎng)核算,使得有些原始憑證保存在財務(wù)以外的部門,有些原始憑證異地存放,有 些原始憑證沒有與記賬憑證一起裝訂。在制定審計計劃時,必須對如何降低這種情況下的檢查風(fēng)險做出合理安排。
(五)符合性測試側(cè)重點不同。經(jīng)濟交易實時錄入系統(tǒng)并且可立即被各個功能模塊包括FIS所共享。不存在匯總原始憑證。實質(zhì)性測試如果按照傳統(tǒng)標準, 將難以達到測試比例要求。如果根據(jù)符合性測試的結(jié)果結(jié)合專業(yè)判斷,可以適當減少樣本量。當客觀條件不允許注冊會計 師去全面剖析系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)時,對企業(yè)的各業(yè)務(wù)循環(huán)的主要交易多使用“穿行測試”,可以節(jié)約審計成本,并取得比較 好的符合性測試效果。
三、ERP系統(tǒng)審計中的注意事項
對于新客戶,在前期調(diào)查階段,要特別關(guān)注企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組的BRP過程。通過與企業(yè)管理層和各業(yè)務(wù)主管部門的溝通、詢問。了解企業(yè)的ERP項目是否真正上線成功了.試運行過程中是否出現(xiàn)過重大問題;處于并行階段的.很多情況下ERP系統(tǒng) 和舊的賬務(wù)系統(tǒng)之間會存在一個差額。要了解這個差額的形成原因,以及企業(yè)如何處置。
在制定審計計劃時.要把測試控制風(fēng)險的重點放在財務(wù)會計模塊(FIS)的不涉及具體交易的會計科目之間的轉(zhuǎn)賬核算。以及 報表形成階段。ERP系統(tǒng)龐大而復(fù)雜。數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)性強,且涉及企業(yè)內(nèi)部管理的方方面面,因此即使為了舞弊的需要.一般情況下企業(yè)也不會冒險去篡改涉及具體交易的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及它們相互之間的勾稽對應(yīng)關(guān)系。但是為了各種利益需要,企 業(yè)管理當局有可能在設(shè)置和更改會計報表和財務(wù)報表的數(shù)據(jù)形成流程方面,以及填制或自動生成轉(zhuǎn)賬憑證時,利用系統(tǒng)的 自定義功能,通過信息主管授予財務(wù)部門更大的權(quán)限。要特別注意,是否存在完全由企業(yè)自己開發(fā)的“外掛程序”,重點 查證其合法合規(guī)性。
在外勤現(xiàn)場,要加強對企業(yè)資產(chǎn)負債的核實力度,以彌補對系統(tǒng)可能存在的認識不足所帶來的審計風(fēng)險。可以適當提高對 企業(yè)外部詢證和對企業(yè)內(nèi)部財產(chǎn)清查的風(fēng)險等級,仔細分析詢證和清查的結(jié)果。
要獲取企業(yè)的ERP系統(tǒng)操作手冊和科目代碼表。由此可充分利用系統(tǒng)各模塊的強大記錄與統(tǒng)計功能,獲得詳細的審計信息。 對于異地錄入的原始憑證。應(yīng)選擇有代表性的一個或幾個錄人終端,實施實質(zhì)性測試。確定實質(zhì)性測試的重要性水平時, 基于單項交易金額小而交易數(shù)量多的特點,交易金額的重要性水平要降低,但抽查的樣本量要適度減少。
四、ERP系統(tǒng)審計中取得充分、有效證據(jù)的方法
1.獲取紙質(zhì)原始證據(jù)。ERP系統(tǒng)雖然實現(xiàn)了會計處理中間過程的無紙化,但企業(yè)最終會輸出會計報表、有關(guān)的管理報表和 資產(chǎn)負債明細表。這些報表經(jīng)企業(yè)簽章后就形成了直接的審計證據(jù)。
2.獲取或編制ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖。同時可輔之以“穿行測試”等符合性測試記錄。這些就形成了內(nèi)部控制評價的重要依據(jù)。
3.導(dǎo)出、分析數(shù)據(jù)資料。利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能,將有關(guān)的分析性復(fù)核所需的數(shù)據(jù)資料導(dǎo)出,形成常用的Excel等文件格式。對此進行分析、計算,可形成工作底稿。
4.謹慎保存數(shù)據(jù)。如果存貨等資產(chǎn)明細表篇幅過長,可以考慮數(shù)據(jù)從系統(tǒng)導(dǎo)出后存放于磁性介質(zhì)里。但最好將含有分類合計數(shù)和總的合計數(shù)的頁面打印出來,以紙質(zhì)證據(jù)保存更為謹慎。
5.做好查證記錄、查證底稿。ERP系統(tǒng)中調(diào)閱相關(guān)數(shù)據(jù)非常便利,在記賬憑證的界面上點擊特定圖標就可以查閱到幾乎所 有的該項交易信息(企業(yè)一般稱之為“憑證流”)。但應(yīng)做好書面的查證記錄。必要時對重要的會計憑證和相關(guān)單證打印輸出形成查證底稿。
五、加強ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制制度審計
ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度是控制范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制,是控制重點為職能部門和計算機數(shù)據(jù)處理部門的全面 控制,是人工控制和計算機自動控制相結(jié)合的多方位控制。
實施ERP系統(tǒng)后。企業(yè)業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)變對企業(yè)內(nèi)部控制的影響最大.對企業(yè)內(nèi)部管理和財務(wù)方面的監(jiān)控提出了新的要求.這 方面的風(fēng)險特征相比過去發(fā)生了根本性的變化。一方面導(dǎo)致企業(yè)所處的內(nèi)部風(fēng)險環(huán)境發(fā)生了變化,過去手工狀態(tài)下的控制 風(fēng)險,由于ERP系統(tǒng)的引入而變得更加復(fù)雜;另一方面.ERP系統(tǒng)的實施需要對原有的業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化和設(shè)計,改變了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。在這種情況下,就需要企業(yè)對基于ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制進行定審核,確認相關(guān)控制是否足降 以低由于ERP系統(tǒng)的使用而帶來的業(yè)務(wù)風(fēng)險。
在復(fù)雜的ERP系統(tǒng)接El和多用戶訪問情形下,無法徹底消除系統(tǒng)本身的特點導(dǎo)致的盲區(qū)。由于ERP系統(tǒng)和其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格 式可能完全不同,為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞,就需要針對不同的技術(shù)平臺和特點開發(fā)不同的接El,這些接口會產(chǎn)生新的控制方 面的問題和風(fēng)險。另一方面,許多企業(yè)在實施了ERP系統(tǒng)后,如果訪問權(quán)限開放給不應(yīng)該擁有訪問權(quán)限的個人或團體。它將降低那些敏感交易的安全性,極大地提高數(shù)據(jù)遭到破壞的風(fēng)險。所以,需特別關(guān)注相關(guān)內(nèi)部控制制度是否有效。
定期審計會計資料,檢查ERP系統(tǒng)下會計賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,審核費用簽字 是否符合公司內(nèi)控制度,憑證附件是否規(guī)范完整。審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內(nèi)容,做到賬表相符, 對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整。監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。審查系統(tǒng)運行各個環(huán)節(jié)防止存在漏洞。
作為企業(yè)管理信息化進程中重要的一項內(nèi)容,ERP系統(tǒng)正逐步在企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。它為企業(yè)帶來巨大的管理提升和經(jīng)濟 效益的同時,也給審計帶來了基于ERP系統(tǒng)自身的特點所產(chǎn)生的問題與風(fēng)險,研究和制定ERP環(huán)境下企業(yè)的審計策略、審計 方法,是會計師事務(wù)所審計業(yè)務(wù)中不容忽視的新課題。
責(zé)任編輯:葉雨田
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