南方電網(wǎng)公司推進數(shù)字檔案館建設，促檔案管理數(shù)字化

2013-12-04 16:09:25 大云網(wǎng)　點擊量：評論 (0)

自古以來，檔案的作用一直不言而喻，它不僅可以為黨、政、軍等機關、企事業(yè)等單位的領導工作和業(yè)務管理，提供證據(jù)和咨詢資料，還能借以熟悉情況、總結經(jīng)驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處

自古以來，檔案的作用一直不言而喻，它不僅可以為黨、政、軍等機關、企事業(yè)等單位的領導工作和業(yè)務管理，提供證據(jù)和咨詢資料，還能借以熟悉情況、總結經(jīng)驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處理工作則有時無以為憑，或往往有失準確，對間隔日久的事務難免被人遺忘。

在2011年《政府工作報告》中，黨中央、國務院對檔案工作高度重視，特別指出要促進檔案事業(yè)發(fā)展，為新時期做好檔案工作提出了更高標準。為響應國家檔案管理工作的要求并結合南方電網(wǎng)公司檔案工作的“十二五”發(fā)展規(guī)劃，公司借助信息化手段，把握檔案工作發(fā)展方向，解決公司現(xiàn)有檔案工作面臨的問題與矛盾。

現(xiàn)狀：檔案管理工作及信息化方面亟需改進
在公司從事檔案工作的員工一直深覺每天工作內容繁雜，但實際的效率并不是很高，而歸咎深層原因，并不是因檔案專員工作效率低下的問題，而是在公司檔案管理工作及信息化方面存在急需解決的問題。

從各單位的檔案管理看，各家的檔案標準、規(guī)范并不統(tǒng)一，檔案管理水平差異也大，并且各單位檔案管理系統(tǒng)分散建設，架構、功能、應用范圍各不統(tǒng)一；檔案部門與其他業(yè)務職能部門未建立高效的協(xié)作方式，大部分單位除OA外，基本上未與單位其它業(yè)務系統(tǒng)作集成，協(xié)同能力偏弱，整合與共享困難，運營成本較高；各單位仍按照“實體+條目”的方式進行存儲管理，未實現(xiàn)檔案數(shù)字化、電子化，不利于管理和利用，而且部分需進行歸檔的企業(yè)資源資產(chǎn)目前還未歸檔等。
總結來說，根據(jù)公司目前的檔案管理工作情況可以歸結為：一體化水平低、系統(tǒng)集成程度低、數(shù)字化程度低、系統(tǒng)利用率低，業(yè)務統(tǒng)一、標準化不夠，企業(yè)資產(chǎn)保護程度不夠，業(yè)務協(xié)作程度不夠，全員服務程度不夠以及企業(yè)決策服務不夠。

目標：一個平臺、兩個窗口、三個體系、四個中心
隨著南方電網(wǎng)公司信息化建設腳步的加快，許多公司員工也逐漸希望檔案可以實現(xiàn)信息化查閱。目前很多省級檔案館已建成數(shù)字檔案館，如“四川省檔案館數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)”已經(jīng)于去年7月通過國家檔案局技術部組織的專家鑒定，并正式投入使用。
現(xiàn)階段南方電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)設計項目也正在緊鑼密鼓地展開，2013年3月15日，該項目已通過了中期成果評審。對于數(shù)字檔案館系統(tǒng)信息化建設的總體目標，南網(wǎng)信息部安全運行處副處長表示，要建立一個云服務平臺為基礎，以檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全保管體系三大體系為核心，建成檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案安全保管中心、檔案業(yè)務協(xié)作中心四大中心，將數(shù)字檔案館打造成為企業(yè)形象展示窗口和企業(yè)全員服務窗口。
通過對南方電網(wǎng)公司現(xiàn)有業(yè)務管理情況及項目目標的綜合分析，數(shù)字檔案館系統(tǒng)設計立足于三個基本點展開設計，做到實物管理向信息轉變、經(jīng)濟行政向依法管理轉變、單一服務向綜合服務三大管理模式轉變。

自然，數(shù)字檔案館系統(tǒng)是實現(xiàn)對公司檔案業(yè)務工作的網(wǎng)絡化管理，但同時它也是匯集檔案資源的信息體，是提供綜合服務的資源支撐。系統(tǒng)設計依托于現(xiàn)在較為前沿的技術，實現(xiàn)檔案的云管理，強調資源的整合、面向對象的服務、注重信息的交互，為不同層級、不同較色的檢索、借閱、編研等用戶利用通道，將檔案資源管理上升到檔案知識管理、傳承檔案內涵的戰(zhàn)略高度，最終實現(xiàn)以用戶為中心，以數(shù)字化信息資源服務為目的的服務模式。

公司員工對于現(xiàn)在數(shù)字檔案館系統(tǒng)的建設也給予了很大期望，他們希望在未來每個人在查閱利用已開放的數(shù)字檔案時，只要得到管理人員授權后，便可以在電腦終端上直接檢索檔案信息，閱讀檔案全文，打印檔案原文，方便檔案利用者，提高利用效率。
而對于公司管理檔案的員工來說，這一系統(tǒng)的建設更是將極大地提高他們的工作效率，不僅僅改變了傳統(tǒng)檔案繁瑣的借閱模式，同時也避免調閱檔案原件，對檔案起到保護作用。